Lizenzverlängerung und Inspektion

1) Ziel und Bereich

Stellen Sie sicher, dass bestehende Lizenzen rechtzeitig erneuert werden und geplante/ungeplante Inspektionen erfolgreich abgeschlossen werden, ohne das Geschäft und die Risiken für die Marke/die Spieler zu stoppen. Abdeckung: B2C/B2B Lizenzen, Spiel-/Zahlungsberechtigungen, RG/AML/GDPR/IB-Konturen, technische Zertifizierungen (RNG/PCI/SOC/ISO), lokale Werbe-/Affiliate-Berechtigungen.

2) Grundsätze

Null Risiko der Verzögerung. Termine im Kalender, doppelte Erinnerungen und Reservebesitzer.
Eine Quelle der Wahrheit. Ein einziges Register von Anforderungen, Dokumentversionen und Status.
Beweis. Jede Aussage wird durch ein Artefakt (Datei/Log/Screen/Ticketnummer) bestätigt.
Kontinuierliche Bereitschaft. „Immer bereit“ für die Inspektion: Compliance-Dashboards, aktuelle Richtlinien, Audit-Protokolle.
Transparente CAPA. Jede Bemerkung des Reglers wird durch messbare Aktionen im SLA geschlossen.

3) Rollen und RACI

License Program Owner (Head of Compliance) - Strategie, Anforderungsregister, Kalender. (A)

Legal Counsel - Rechtsformen, eidesstattliche Erklärungen, Interpretation von Normen. (R/C)

Finanzen/CFO - Gebühren/Abgaben, Bankgarantien, Berichterstattung. (R)

AML Officer/RG Lead/DPO/CISO - Sinnvolle Ausrichtung nach Richtungen. (R)

Payments Lead/Game Providers Ops - Beweise für PSP/PCI und Fairness des Spiels. (R)

Internes Audit - Pre-Assessment, unabhängige Revue, CAPA-Kontrolle. (C/R)

Exec Sponsor (CEO/COO) - S1 Eskalation, Interaktion auf hoher Ebene. (I/A)

4) Lebenszyklus der Lizenzverlängerung

T-120... T-90 der Tage: die Revision der Forderungen, das Audit der Bereitschaft (die gap-Analyse), die Bestätigung der Finanzkennziffern/Strukturen die Besitze/Benefiziare.
T-90...T-60: Sammlung und Aktualisierung von Dokumenten (Richtlinien, Berichte, Zertifikate), Vereinbarung von Formularen, Vorbereitung von Zahlungen und Garantien.
T-60...T-30: Hochladen des Pakets in das Portal/SFTP/Mail, Anfragen nach Klarstellungen, Erfassung von Quittungen, Vor-Ort-Buchung/Remote-Slots.
T-30...T-0: Schließen von Fragen der Regulierungsbehörde, Bestätigung der Zahlung, Veröffentlichung/Erhalt eines neuen Zertifikats/Verlängerungsschreibens.
T +: Post-Check: Schaufenster, Status auf der Website/in den Büros der Partner aktualisieren, Artefakte bewahren, Retro durchführen.

5) Anforderungsregister (Kartenstruktur)

LIC-ID: <code >/Jurisdiction: <regulator >/Type: B2C    B2B    other
Valid from <date> to <date >/Renewal Deadline: <date, TZ>
Compliance formulas: GGR/capital/guarantees/technical certs
List of documents: policies/reports/certificates/questionnaires/affidavits
Feed Channel: Portal    API    SFTP    Mail/Format: PDF    CSV    XML    XLSX
Fees/guarantees: amount, currency, invoice, payment terms
Regulator contacts: email/portal ID/phone
Special conditions: localization of language, certification, notary/apostille
Package version: vX. Y/Owner/Reserve/Last Check

6) Dokumente und Nachweise (Musterliste)

Corporate: gesetzliche Dokumente, Eigentümerstruktur/Begünstigte (UBO), Good Standing.
Finanzen: geprüfte Berichterstattung, Zahlungsbestätigungen von Gebühren/Steuern, Bankgarantien/Versicherungen.
Operations/Compliance: aktuelle Richtlinien (KYC/KYB, AML/CFT, RG, GDPR/PII, Marketing/Affiliates), Mitarbeiterschulungsprotokolle.
Technik/IB: Zonen-Architekturen, PCI-Segmentierung, SOC/ISO, Pentest-Berichte, ASV-Schwachstellen, Änderungs-/Zugriffsprotokolle.
Gaming Ehrlichkeit: RNG/Bilde Versionsregister, RTP-Berichte, Anbieter Vorfälle und Freeze-Verfahren.
Incident-Prozesse: Status-Seite, Benachrichtigungsvorlagen, DPA/Regulator-Berichte, MTTA/MTTR/TTS-Protokolle.
Berichte an die Aufsichtsbehörden: Terminregister, Empfangsbescheinigungen, Abgleich mit GL/PSP.

7) Inspektionen: Formate und Erwartungen

Remote Review: Korrespondenz/Portal, Videositzungen, Systemdemonstration (Screen-Share), Log-Uploads und Konfigurationen.
Vor-Ort: Interviews (Compliance, AML, RG, DPO, Tech/Payments, IA), Walkthrough-Demos, Fallbeispiele (KYC, SAR/STR, DSAR, RG-Interventionen, Chargebacks), Überprüfung der Zugriffspolitik, PCI-Inspektion -Zonen/DR-Räume.
Sampling & Evidence: Der Prüfer wählt eine Stichprobe aus; Bereitschaft zur Bereitstellung anonymisierter/pseudonymisierter Daten, Ticketnummern, Screenshots mit Zeitstempeln.

8) Checklisten der Bereitschaft (abgekürzt)

8. 1 Allgemein vor dem Servieren

• Kalender und Frist bestätigt; Duplikat-Erinnerung erstellt (T-90/T-60/T-30).
• Gebühren/Garantien bezahlt; Quittungen und Bankberatung gespeichert.
• Versionen der Richtlinien/Verfahren - aktuell und signiert.
• Zertifikate (PCI/SOC/ISO/RNG) sind zum Zeitpunkt der Verlängerung gültig.
• Paket lokalisiert (Sprache, Format), Beglaubigungen/Apostille erfüllt.
• Alle Formulare sind lückenlos ausgefüllt; Kontrolle der „vier Augen“.

8. 2 Nach Richtungen

AML/CFT: SAR/STR pünktlich; PEP/Sanctions Zeitschriften; Scoring-Techniken; caseboard KPI.
KYC/KYB: Verifizierungsstufen, DPA mit Anbietern, Warteschlangen ≤ SLAs, Nachweis von Fehlern/Eskalationen.
RG: Selbstausschluss/Grenzen sind synchronisiert; Kommunikationsmuster; Wirksamkeit der Interventionen.
DSGVO/DSB: RoPA, DSAR ≤ 30 Tage, DPIA, Verträge mit Verarbeitern/SCC, Vorfälle und Benachrichtigungen.
PCI/Zahlungen: Segmentierung, Tokenisierung, ASV/Pentests, Zugriffsprotokolle, Chargebacks/Dispute, Fallback PSP.
Gaming-Integrität: RTP-Drift-Monitoring, RNG/Bildversionen, Provider-Incident-Logs.
Berichterstattung: Belege von Aufsichtsbehörden; GL/PSP-Überleitungen; Validierer von Schemata.
Vorfälle: TTS/MTTR im SLA, Benachrichtigungsbestätigungen, Artefaktpakete.

9) Risiken und Vorsichtsmaßnahmen

Überfällige Verlängerung (S1): T-90/T-60/T-30-Trigger, Reservebesitzer; „Plan B“ (vorübergehende Aussetzung der Vermarktung/Registrierung in der Gerichtsbarkeit, Information der Partner).
Unvollständiges Paket/Formularfehler: Pre-Validation Checkliste + Vier-Augen-Steuerung, Sandbox-Pilot-Upload, automatische Format-Linter.
Nicht geprüfte Audits/Serts: Frühe Gap-Analyse und CAPA mit Puffer ≥ 30 Tage.
Führungswechsel/UBO: Vorbereitung von eidesstattlichen Erklärungen/Notar im Voraus, Tracking nach Legal.
Änderung der Tech-Landschaft: Release Notes für die Regulierungsbehörde, Compliance-Karte „was hat sich geändert und warum ist sicher“.

10) CAPA für Inspektionsanmerkungen

Finding Card: die Tatsache → das Kriterium → das Risiko → der Einfluss → die Empfehlung → workplan → der Eigentümer → die Frist → die Metrik des Erfolges.
SLA Schließung: S1 ≤ 30 Tage; S2 ≤ 60; S3 ≤ 90; S4 - nach Absprache.
Die Verifizierung: die Beweise der Einführung (skriny/logi/politiki/resultaty der Prüfungen), die Unterschrift Internal Audit, den Status Verified.
Eskalation: Verspätete S1/S2 - auf der wöchentlichen Management Review, Quartalsbericht Audit-Ausschuss.

11) Verlängerungsfinanzierung

Gebühren/Abgaben: Kurstabelle, Wechselkurse, Empfängerkonten, Zahlungsfristen.
Garantien/Versicherungen: Beträge, Art (Bankgarantie/Versicherungsanleihe), Ablaufdatum, Verlängerungsbedingungen.
Budget: Zahlungskalender nach Gerichtsbarkeit, Puffer für außerplanmäßige Inspektionen/Übersetzungen von Unterlagen.

12) Dashboard „Lizenz & Inspektionen“

License Timeline: Gültigkeitsdauer, T-90/T-60/T-30, Paketfortschritt (% der Dokumentverfügbarkeit).
Inspection Queue: anstehende Besuche/Meetings, Status Checklisten.
Evidence Coverage: Anteil der Gegenstände mit angehängten Artefakten.
CAPA-Fortschritt: abgeschlossen/in Arbeit/überfällig, Median der Schließzeit.
Risk Heatmap: Wahrscheinlichkeit × Einfluss nach Jurisdiktionen/Richtungen.
Readiness Index: Integral Readiness Score (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).

13) Vorlagen (Schnelleinfügungen)

A) Deckbrief (Verlängerung)

B) Response to Queries (RFI/RFQ)

C) On-site Agenda

D) Post-Inspection Update

14) Dokumentenmanagement und Privatsphäre

DMS/Repo: Strukturierung nach Jurisdiktionen, Versionen, Dokumentenklassen; RBAC/ABAC-Zugriffskontrolle.
PII/Datenschutz: Pseudonymisierung/Maskierung, separater Speicherbereich für sensible Daten, Verschlüsselung at-rest/in-transit.
Zugriffsprotokolle: unveränderliche, periodische Revisionen.

15) Vernetzte Prozesse

Regulatorische Berichte und Datenformate - Quellen für Uploads und Quittungen.
Compliance Dashboards sind Metriken für die Inspektion.
Incident Playbooks/Notifications - Nachweis der Aktualität.
Internes/externes Audit - Pre-Assessment und Zertifizierungsbereitschaft.

16) Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Sie senden „policy on paper“, aber es gibt keine Betriebsprotokolle → immer evidence of operation (Stichproben, Protokolle, Tickets) anwenden.
Datums-/Zeitzone-Inkonsistenzen → alle Zeitstempel in UTC, Local separat.
Abgelaufene Zertifikate (PCI/SOC/ISO) im Paket → einen Puffer von 60 Tagen und Erinnerungen.
Nicht gemeldete Änderungen in der Architektur → changelog und die Karte der Übereinstimmung für den Regler.
Das Fehlen eines Backup-Eigentümers → den Backup-Owner für jede Lizenz zuweisen.

17) Implementierungsplan (30 Tage)

Woche 1

1. Inventarisierung aller Lizenzen/Genehmigungen und Ablaufdaten.
2. Erstellung eines Anforderungs- und Karteikartenregisters (Abschnitt 5).
3. Anpassen des Kalenders für Termine und Erinnerungen (T-90/T-60/T-30).

Woche 2

4. Gap-Analyse der Bereitschaft nach Destinationen (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).
5. Sammlung eines grundlegenden Pakets von Dokumenten; Ausrichtung von Formaten/Locals.
6. Vorbereitung der Vorlagen Cover Letter/On-site Agenda/Response to Queries.

Woche 3

7. Pilot „trocken“ Inspektion (Tabellenspitze) und Korrektur von Lücken.
8. Einrichtung des License & Inspections Dashboards und der Readiness Index Indikatoren.
9. CAPA-Registrierung und Abstimmungsrouten erstellen.

Woche 4

10. Einreichung der nächsten Erweiterungen in der „Sandbox “/Portal (falls verfügbar).
11. Retro durch den Piloten, Änderungen in Paketen und Checklisten, v1 Genehmigung. 0.
12. Genehmigung des jährlichen Inspektionskalenders und Ernennung der Reserveinhaber.

• Regulatorische Berichte und Datenformate
• Meldungen von Unregelmäßigkeiten und Meldefristen
• Compliance Dashboards und Monitoring
• Interne Revision und externe Revision
• Audit Checklisten und Revue
• Krisenmanagement und Kommunikation