Εσωτερικοί έλεγχοι και λογιστικοί έλεγχοι

1) Σκοπός και περιοχή

Στόχος: διασφάλιση της ασφαλούς και νομικής επίτευξης των επιχειρηματικών στόχων, μείωση των λειτουργικών, οικονομικών, συμμόρφωσης και κινδύνων φήμης.
Κάλυψη: έλεγχοι διεργασιών και ΤΠ σε όλους τους τομείς: πληρωμές/κασέτες, KYC/AML/κυρώσεις, καταπολέμηση της απάτης, RG, εμπορία/εξαγωγές δεδομένων, DevOps/SRE, DWH/BI, προστασία της ιδιωτικής ζωής/GDPR, TPRM M.

2) Αρχές και υπόδειγμα προστασίας

Τρεις γραμμές άμυνας: 1) ιδιοκτήτες διαδικασιών (πράξεις/προϊόν), 2) κίνδυνος/συμμόρφωση/ασφάλεια (μεθοδολογία, παρακολούθηση), 3) ανεξάρτητος εσωτερικός έλεγχος.
Βασιζόμενοι στον κίνδυνο: οι έλεγχοι πραγματοποιούνται σύμφωνα με την προτεραιότητα του υπολειπόμενου κινδύνου.
Βασιζόμενοι σε αποδεικτικά στοιχεία: Κάθε έλεγχος έχει μετρήσιμα κριτήρια, πηγές δεδομένων και τεχνουργήματα αποδειξιμότητας.
Automate-first: ει δυνατόν - αυτόματοι και συνεχείς έλεγχοι (CCM) αντί του εγχειριδίου.

3) Χάρτης κινδύνων → στόχοι → έλεγχοι

1. Μητρώο κινδύνων: εντοπισμός αιτίων/γεγονότων/συνεπειών (οικονομικά, παίκτες, άδειες).
2. Στόχοι ελέγχου: τι πρέπει να προληφθεί/να εντοπιστεί/διορθωθεί (π.χ. «παράνομη απόσυρση πόρων», «μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε PII»).
3. Δραστηριότητες ελέγχου: επιλογή ειδικών πολιτικών/διαδικασιών/αυτομάτων για την επίτευξη του στόχου.

• Προληπτικό: RBAC/ABAC, SoD (4 μάτια), όρια και βαθμολογία, επικύρωση δεδομένων, WebAuthn, mTLS.
• Ντετέκτιβ: SIEM/καταχωρίσεις, συμφωνίες, ταμπλό SLA/SLO, αρχεία καταγραφής ελέγχου (WORM), έλεγχος ανωμαλίας.
• Διορθωτικό: αυτόματες κλειδαριές, ανατροπές, περιστροφή κλειδιού, χειροκίνητη ανάλυση και επιστροφές.
• Αντιστάθμιση: εάν ο κύριος έλεγχος είναι αδύνατος - μέτρα ενίσχυσης (πρόσθετη παρακολούθηση, διπλή επαλήθευση).

4) Βιβλιοθήκη ελέγχου

• ID/Όνομα, αντικειμενικός, κίνδυνος, τύπος, συχνότητα, ιδιοκτήτης ελέγχου, εκτελεστής, μέθοδος εκτέλεσης (εγχειρίδιο/αυτόματο/οδηγό), πηγές αποδεικτικών στοιχείων, KPI/KRI, επικοινωνία με πολιτικές/διαδικασίες, εξαρτώμενα συστήματα.
• Κράτη: Σχέδιο → ενεργού → υπό παρακολούθηση → εν αποστρατεία. Έκδοση και αλλαγή ημερολογίου.

• «CTRL-PAY-004» - 4 μάτια εγκρίνουν για πληρωμές> X (προληπτικό, ημερήσιο, ιδιοκτήτη: προϊστάμενος πληρωμών, αποδεικτικά στοιχεία: αιτήσεις/αρχεία καταγραφής, KPI: 100% κάλυψη).
• «CTRL-DWH-012» - PII κάλυψη σε καταστήματα (προληπτική, μόνιμη, ιδιοκτήτρια: επικεφαλής δεδομένων, αποδεικτικά στοιχεία: αιτήσεις δοκιμών, KPI: ≥95% μασκοφόρος διαβάζει).
• «CTRL-SEC-021» - ΜΧΣ για τις κονσόλες admin (προληπτικό· Αποδεικτικά στοιχεία: εκθέσεις IdP· KPI: 100% έγκριση).

5) RACI και ιδιοκτήτες

6) Έλεγχοι σχεδιασμού και δοκιμές

Το ετήσιο σχέδιο καταρτίζεται με γνώμονα τον κίνδυνο (υψηλός υπολειμματικός κίνδυνος, κανονιστικές απαιτήσεις, περιστατικά, νέα συστήματα).

• Αποτελεσματικότητα σχεδιασμού (DE): εάν οι έλεγχοι είναι σωστά σχεδιασμένοι για τη μείωση του κινδύνου.
• Λειτουργική απόδοση (ΟΕ) - Είτε λειτουργεί σταθερά και σε δεδομένη συχνότητα.
• Θεματική/Έλεγχος διαδικασίας: επικύρωση τομέα από τέλος έως τέλος (π.χ. KYC/AML ή Cassouts).
• Παρακολούθηση/επαλήθευση - επιβεβαίωση του κλεισίματος του CAPA.

Προσέγγιση: Walkthrough (ιχνηλάτηση), συνέντευξη, articact/log review, analytics, performance (επανάληψη).

7) Αποδεικτικά στοιχεία και δείγματα

Τύποι αποδεικτικών στοιχείων: log uploads (υπογραφή/hash), εκθέσεις IdP/SSO, αρχεία καταγραφής εισιτηρίων και εγκρίσεων, ρυθμίσεις, στιγμιότυπα οθόνης με χρονοσφραγίδες, xls/csv από καταστήματα, αρχεία συνεδριών PAM.
Ακεραιότητα: αντίγραφα WORM, αλυσίδες/υπογραφές hash, που προσδιορίζουν 'ts _ utc'.
Δειγματοληψία: στατιστική/κριτική. το μέγεθος εξαρτάται από τη συχνότητα ελέγχου και το επίπεδο εμπιστοσύνης.
Κριτήρια: αποδοχή/απόρριψη· επιτρέπονται όρια de minimis για χειροκίνητες πτητικές λειτουργίες.

8) Αξιολόγηση και ταξινόμηση των περιπτώσεων μη συμμόρφωσης

Διαβαθμίσεις: Κρίσιμες/υψηλές/μεσαίες/χαμηλές.
Κριτήρια: επίπτωση (χρήμα/PII/άδειες), πιθανότητα, διάρκεια, επαναληψιμότητα, αντισταθμιστικοί έλεγχοι.
Αναφορά: βρείτε κάρτα (κίνδυνος, περιγραφή, παραδείγματα, αιτία, αντίκτυπος, απαιτούμενες ενέργειες, χρονοδιάγραμμα, ιδιοκτήτης), κατάσταση εντοπισμού.

9) Διαχείριση CAPA και αλλαγών

Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες: εξάλειψη της βασικής αιτίας, όχι μόνο των συμπτωμάτων.
S.M.A.R.T.-μέτρα: συγκεκριμένα, μετρήσιμα, χρονολογημένα· ευθύνη και ορόσημα.
Συμβουλευτική επιτροπή αλλαγών: μεταβολές υψηλού κινδύνου περνούν από τον θάλαμο διακυβέρνησης· επικαιροποίηση των πολιτικών/διαδικασιών/ρόλων.
Επαλήθευση των επιδόσεων: επανεξέταση μετά από N εβδομάδες/μήνες.

10) Συνεχής παρακολούθηση (CCM) και ανάλυση

Υποψήφιοι CCM: υψηλής συχνότητας και τυποποιημένοι έλεγχοι - συγκρούσεις SoD, θέματα JIT, μη φυσιολογικές εξαγωγές, κάλυψη ΜΧΣ, όρια πληρωμών, πλήγματα κυρώσεων.
Εργαλεία: Κανόνες SIEM/UEBA, πίνακες δεδομένων/BI, επικυρωτές κυκλώματος/συγκάλυψης, δοκιμές πρόσβασης (κωδικός πολιτικής).
Σήματα/καταχωρίσεις: κατώφλι/συμπεριφορά· εισιτήρια SOAR· αυτόματα μπλοκ για κρίσιμες αποκλίσεις.
Πλεονεκτήματα: ταχύτητα ανίχνευσης, μείωση του χειροκίνητου φορτίου, καλύτερη δυνατότητα απόδειξης.

11) Μετρική (KPI/KRI)

• Κάλυψη από ελέγχους κρίσιμων διεργασιών ≥ 95%
• Έγκαιρη εκτέλεση χειροκίνητων χειριστηρίων ≥ 98%
• Το CAPA έκλεισε εγκαίρως (Υψηλό/Κρίσιμο) ≥ 95%
• Μερίδιο των αυτοματοποιημένων ελέγχων ΜΜ ↑

• Διαταραχές του μεταβολισμού και της θρέψης 0
• Πρόσβαση PII χωρίς «σκοπό» = 0
• Διαρροές/περιστατικά που κοινοποιήθηκαν ≤ 72 ώρες - 100%
• Ποσοστό αποτυχίας των λειτουργικών ελέγχων <2% (μείωση τάσης)

12) Συχνότητα και ημερολογιακό πρόγραμμα

Καθημερινή/συνεχής: CCM, σήματα καταπολέμησης της απάτης, όρια πληρωμών, συγκάλυψη.
Εβδομαδιαία: συμφωνία πληρωμών/μητρώων, έλεγχος εξαγωγών, ανάλυση συναγερμού.
Μηνιαία: εκθέσεις MAX/SSO, μητρώο πρόσβασης, παρακολούθηση πωλητών, τάσεις KRI.
Τριμηνιαία: επαναπιστοποίηση δικαιωμάτων, θεματικές αναθεωρήσεις, προσομοιώσεις ακραίων καταστάσεων BCP/DR.
Ετήσιο: πλήρες σχέδιο ελέγχου και επικαιροποίηση του χάρτη κινδύνου.

13) Ενσωμάτωση στις υφιστάμενες πολιτικές

RBAC/ABAC/Λιγότερο προνόμιο, πολιτικές πρόσβασης και κατάτμηση - πηγή προληπτικών ελέγχων.
Η πολιτική κωδικών πρόσβασης και η ΜΧΣ είναι υποχρεωτικές απαιτήσεις για τις λειτουργίες διαχείρισης/κρίσιμης σημασίας.
Λογιστικοί έλεγχοι/πολιτική καταγραφής - έλεγχοι ντετέκτιβ και αποδεικτικών στοιχείων.
Συμβάσεις TPRM και τρίτων - εξωτερικοί έλεγχοι: SLA, DPA/SCC, δικαιώματα ελέγχου.

14) Κατάλογοι ελέγχου

14. 1 Νέος σχεδιασμός ελέγχου

• Περιγράφεται ο αντικειμενικός και σχετικός κίνδυνος
• Καθορισμένος τύπος (προληπτικός/ντετέκτιβ/διορθωτικός)
• Ιδιοκτήτης/εκτελεστής και εκχωρούμενη συχνότητα
• Πηγές δεδομένων και μορφότυπος αποδεικτικών στοιχείων
• Ενσωματωμένες μετρήσεις (KPI/KRI) και προειδοποιήσεις
• Σύνδεσμοι με πολιτικές/διαδικασίες
• Καθορισμένο σχέδιο δοκιμών DE/OE

14. 2 Έλεγχος

• Πεδίο εφαρμογής και συμφωνηθέντα κριτήρια DE/OE
• Κατάλογος αντικειμένων και προσβάσεων που ανακτήθηκαν
• Συμφωνηθείσα και καθορισμένη δειγματοληψία
• Αποτελέσματα και πορίσματα ταξινομημένα
• CAPA, εγκεκριμένες προθεσμίες και ιδιοκτήτες
• Έκθεση που εκδόθηκε και κοινοποιήθηκε στα ενδιαφερόμενα μέρη

14. 3 Παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων (μηνιαίως)

• KPI/KRI για όλους τους κρίσιμους ελέγχους
• Αποτυχία/Ψευδείς θετικές τάσεις
• Καθεστώς CAPA και εγκληματικότητας
• Προτάσεις αυτοματοποίησης/JMA

15) Τυπικά σφάλματα και τρόπος αποφυγής τους

Έλεγχος χωρίς στόχο/μέτρηση: επισημοποίηση αντικειμενικού και KPI/KRI.
Χειροκίνητοι έλεγχοι χωρίς αποδεικτικά στοιχεία: τυποποίηση εντύπων/σεναρίων και αποθήκευση αντικειμένων σε WORM.
Υπέρβαση των εξαιρέσεων: μητρώο εξαιρέσεων με ημερομηνία λήξης και αντισταθμιστικά μέτρα.
Έργα «σε χαρτί» - στην πραγματικότητα όχι: τακτικές δοκιμές ΑΕ και CCM.
Ανοικτές CAPA: αυτόματη κλιμάκωση και καθεστώς της επιτροπής μηνιαίου κινδύνου.

16) Χάρτης πορείας για την εφαρμογή

Εβδομάδες 1-2: επικαιροποίηση του χάρτη κινδύνου, κατάρτιση καταλόγου ελέγχων, διορισμός ιδιοκτητών, έγκριση υποδειγμάτων αποδεικτικών στοιχείων.
Εβδομάδες 3-4: έναρξη παρακολούθησης KPI/KRI, επιλογή 5-10 ελέγχων για αυτοματοποίηση (CCM), έγκριση του ετήσιου σχεδίου ελέγχου.
Μήνας 2: διεξαγωγή θεματικών ελέγχων 1-2 (υψηλού κινδύνου), εφαρμογή καταχωρίσεων SOAR, κατάρτιση εκθέσεων του συμβουλίου.
Μήνας 3 +: Επέκταση της CCM, διεξαγωγή τριμηνιαίων επανεξετάσεων, μείωση των χειρωνακτικών ελέγχων, αύξηση της κάλυψης DE/OE και ποσοστό κλεισίματος CAPA.

TL, DR

Αποτελεσματικοί εσωτερικοί έλεγχοι = στόχοι → κάρτας κινδύνου → σαφείς δραστηριότητες με ιδιοκτήτη και αποδεικτικά στοιχεία, συν τακτικές δοκιμές DE/OE, αυτοματοποίηση CAPA και CCM. Αυτό καθιστά τη διαχείριση των κινδύνων μετρήσιμη, προβλέψιμη από τον έλεγχο και αποδεδειγμένη τη συμμόρφωση.