Ανανέωση και επιθεώρηση αδειών

1) Σκοπός και περιοχή

Διασφάλιση της έγκαιρης ανανέωσης των τρεχουσών αδειών και της επιτυχούς ολοκλήρωσης των προγραμματισμένων/μη προγραμματισμένων επιθεωρήσεων χωρίς διακοπή της επιχειρηματικής δραστηριότητας και του κινδύνου για το εμπορικό σήμα/τους παίκτες. Κάλυψη: άδειες B2C/B2B, άδειες τυχερών παιχνιδιών/πληρωμών, RG/AML/GDPR/περιγράμματα ασφάλειας πληροφοριών, τεχνικές πιστοποιήσεις (RNG/PCI/SOC/ISO), άδειες τοπικής διαφήμισης/θυγατρικές.

2) Αρχές

Μηδενικός κίνδυνος εγκληματικότητας. Προθεσμίες στο χρονοδιάγραμμα, διπλές υπενθυμίσεις και εφεδρείες.
Μια πηγή αλήθειας. Ενιαίο μητρώο απαιτήσεων, εκδόσεις εγγράφων και καθεστώτα.
Αποδεικτικά στοιχεία. Κάθε δήλωση επιβεβαιώνεται από ένα τεχνούργημα (αρχείο/αρχείο καταγραφής/οθόνη/αριθμός εισιτηρίου).
Συνεχής ετοιμότητα. «Πάντα έτοιμα» για επιθεώρηση: ταμπλό συμμόρφωσης, τρέχουσες πολιτικές, αρχεία καταγραφής ελέγχου.
Διαφανές CAPA. Οποιαδήποτε παρατήρηση της ρυθμιστικής αρχής κλείνει με μετρήσιμες ενέργειες στην SLA.

3) Ρόλοι και ΠΓΣ

Ιδιοκτήτης προγράμματος άδειας (επικεφαλής συμμόρφωσης) - στρατηγική, μητρώο απαιτήσεων, ημερολογιακό πρόγραμμα. (A)

Νομικός σύμβουλος - νομικές μορφές, ένορκες καταθέσεις, ερμηνεία των κανόνων. (R/C)

Χρηματοδότηση/CFO - τέλη/δασμοί, τραπεζικές εγγυήσεις, υποβολή εκθέσεων. (R)

AML Officer/RG Lead/DPO/CISO - ουσιαστική αλληλογραφία ανά διεύθυνση. (R)

Ops Payments Lead/Game Providers - αποδεικτικά στοιχεία για PSP/PCI και ακεραιότητα παιχνιδιών. (R)

Εσωτερικός έλεγχος - προκαταρκτική αξιολόγηση, ανεξάρτητες επανεξετάσεις, έλεγχος CAPA. (C/R)

Exec Sponsor (CEO/COO) - κλιμακώσεις S1, αλληλεπίδραση υψηλού επιπέδου. (I/A)

4) Κύκλος ζωής ανανέωσης αδειών

ημέρες: έλεγχος απαιτήσεων, έλεγχος ετοιμότητας (ανάλυση κενών), επιβεβαίωση οικονομικών δεικτών/δομή ιδιοκτησίας/δικαιούχους.
: συλλογή και ενημέρωση εγγράφων (πολιτικές, εκθέσεις, πιστοποιητικά), έγκριση εντύπων, προετοιμασία πληρωμών και εγγυήσεων.
: αποστολή του πακέτου στην πύλη/SFTP/ταχυδρομικώς, αιτήματα διευκρίνισης, καθορισμός αποδείξεων, προ-booking on-site/απομακρυσμένες υποδοχές.
: κλείσιμο θεμάτων ρυθμιστικού φορέα, επιβεβαίωση πληρωμής, δημοσίευση/παραλαβή νέου πιστοποιητικού/εγγράφου επέκτασης.
T +: μετά τον έλεγχο: ενημερωμένες εκθέσεις, καταστάσεις στο χώρο/στα γραφεία εταίρων, αποθήκευση αντικειμένων, ρετρό.

5) Μητρώο απαιτήσεων (δομή κάρτας)

LIC-ID: <code >/Jurisdiction: <regulator >/Type: B2C    B2B    other
Valid from <date> to <date >/Renewal Deadline: <date, TZ>
Compliance formulas: GGR/capital/guarantees/technical certs
List of documents: policies/reports/certificates/questionnaires/affidavits
Feed Channel: Portal    API    SFTP    Mail/Format: PDF    CSV    XML    XLSX
Fees/guarantees: amount, currency, invoice, payment terms
Regulator contacts: email/portal ID/phone
Special conditions: localization of language, certification, notary/apostille
Package version: vX. Y/Owner/Reserve/Last Check

6) Έγγραφα και αποδεικτικά στοιχεία (τυπικός κατάλογος)

Εταιρεία: νόμιμα έγγραφα, ιδιοκτησιακή δομή/δικαιούχοι (UBO), καλή κατάσταση.
Χρηματοδότηση: ελεγμένοι λογαριασμοί, απόδειξη πληρωμής τελών/φόρων, τραπεζικές εγγυήσεις/ασφάλιση.
Λειτουργίες/Συμμόρφωση: τρέχουσες πολιτικές (KYC/KYB, AML/CFT, RG, GDPR/PII, marketing/θυγατρικές), αρχεία καταγραφής κατάρτισης προσωπικού.
Τεχνική/ασφάλεια πληροφοριών: αρχιτεκτονικές ζωνών, κατάτμηση PCI, SOC/ISO, εκθέσεις pentest, τρωτά σημεία ASV, αρχεία καταγραφής αλλαγών/πρόσβασης.
Τιμιότητα παιχνιδιού: RNG register/build versions, RTP reports, provider event και διαδικασίες παγώματος.
Διαδικασίες συμβάντων: σελίδα κατάστασης, υποδείγματα κοινοποίησης, αναφορές DPA/ρυθμιστικών αρχών, αρχεία καταγραφής MTTA/MTTR/TTS.
Εκθέσεις προς τις ρυθμιστικές αρχές: μητρώο προθεσμιών, εσόδων, συμφωνιών με τη ΓΠ/ΠΥΠ.

7) Επιθεωρήσεις: μορφότυποι και προσδοκίες

Τηλεπαρακολούθηση: αλληλογραφία/πύλη, συνεδρίες βίντεο, επίδειξη συστημάτων (μερίδιο οθόνης), ανάρτηση αρχείων καταγραφής και ρυθμίσεων.
Επιτόπου: συνεντεύξεις (συμμόρφωση, AML, RG, DPO, Tech/Payments, IA), walkthrough demo, δείγματα υποθέσεων (KYC, SAR/STR, DSAR, επεμβάσεις RG, χρεώσεις), έλεγχοι πολιτικής πρόσβασης, επιθεώρηση PCCI I I - ζώνες/αίθουσες DR.
Δειγματοληψία & αποδεικτικά στοιχεία: ο ρυθμιστής επιλέγει το δείγμα. προθυμία παροχής ανώνυμων/ψευδωνύμων δεδομένων, αριθμών εισιτηρίων, στιγμιότυπων οθόνης με χρονοσφραγίδες.

8) Κατάλογοι ελέγχου ετοιμότητας (συντομογραφία)

8. 1 Στρατηγός πριν από την επίδοση

• Επιβεβαίωση χρονοδιαγράμματος και προθεσμίας. Δημιουργήθηκε ένα αντίγραφο dunning (T-90/T-60/T-30).
• Καταβληθέντα τέλη/εγγυήσεις· παραλαβές και τραπεζικές συμβουλές που εξοικονομούνται.
• Οι εκδόσεις πολιτικής/διαδικασίας είναι επικαιροποιημένες και υπογεγραμμένες.
• Τα πιστοποιητικά (PCI/SOC/ISO/RNG) ισχύουν από την ημερομηνία ανανέωσης.
• Το πακέτο είναι τοπικοποιημένο (γλώσσα, μορφή), οι διαβεβαιώσεις/αποστολές έχουν ολοκληρωθεί.
• Όλα τα έντυπα συμπληρώνονται χωρίς κενά. έλεγχος των «τεσσάρων οφθαλμών».

8. 2 Με πειθαρχία

AML/CFT: SAR/STR εγκαίρως· περιοδικά PEP/κυρώσεων, τεχνικές βαθμολόγησης· caseboard KPI.
KYC/KYB: επίπεδα επαλήθευσης, DPA με παρόχους, ουρές ≤ SLA, στοιχεία αποτυχιών/κλιμακώσεων.
RG: συγχρονισμός αυτοαποκλεισμού/ορίων· υποδείγματα επικοινωνίας· αποτελεσματικότητα των παρεμβάσεων.
GDPR/DPO: RoPA, DSAR ≤ 30 ημέρες, DPIA, συμβάσεις χειριστών/SCC, περιστατικά και κοινοποιήσεις.
ΕΚΕ/Πληρωμές: κατάτμηση, μαρκαρισμός, ASV/πενταετίες, αρχεία καταγραφής πρόσβασης, χρεώσεις/διαφορές, εφεδρικό PSP.
Τιμιότητα παιχνιδιού: παρακολούθηση RTP-drift, εκδόσεις RNG/κατασκευής, αρχεία καταγραφής περιστατικών παρόχου.
Υποβολή εκθέσεων: κανονιστικά έσοδα· Επικυρωτές κυκλωμάτων συμφωνιών GL/PSP.
Περιστατικά: TTS/MTTR στην SLA, γνωστοποιήσεις, πακέτα τεχνουργημάτων.

9) Κίνδυνοι και προφυλάξεις

Καθυστέρηση ανανέωσης (S1): ενεργοποιητές T-90/T-60/T-30, εφεδρικός ιδιοκτήτης· «σχέδιο Β» (προσωρινή αναστολή εμπορίας/καταχωρίσεων στη δικαιοδοσία, ενημέρωση των συντρόφων).
Ελλιπή σφάλματα συσκευασίας/μορφής: κατάλογος ελέγχου πριν από την επικύρωση + έλεγχος τεσσάρων ματιών, χειριστής αμμοκιβωτίων, αυτόματες επενδύσεις σχήματος.
Αποτυχημένοι έλεγχοι/σειρήνες: ανάλυση πρόωρων διαφορών και CAPA με ρυθμιστικό διάλυμα ≥ 30 ημέρες.
Αλλαγές διαχείρισης/UBO: προετοιμασία των ένορκων καταθέσεων/συμβολαιογράφων εκ των προτέρων, παρακολούθηση από τη Legal.
Αλλαγή στο τεχνολογικό τοπίο: δημοσιεύσεις σημειώσεων για τη ρυθμιστική αρχή, χάρτης συμμόρφωσης «τι έχει αλλάξει και γιατί είναι ασφαλές».

10) CAPA σχετικά με τις παρατηρήσεις επιθεώρησης

Διαπίστωση κάρτας: γεγονός το κριτήριο κινδύνου επηρεάζει σύσταση ιδιοκτήτη vorkplan.
Τέλος SLA: S1 ≤ 30 ημέρες. S2 ≤ 60, S3 ≤ 90, S4 - όπως συμφωνήθηκε.
Επαλήθευση: αποδεικτικά στοιχεία εφαρμογής (οθόνες/αρχεία καταγραφής/πολιτικές/αποτελέσματα δοκιμών), υπογραφή εσωτερικού ελέγχου, επαληθευμένη κατάσταση.
Κλιμάκωση: S1/S2 καθυστερήσεις - στην εβδομαδιαία επισκόπηση της διαχείρισης, τριμηνιαία έκθεση προς την ελεγκτική επιτροπή.

11) Χρηματοδότηση της ανανέωσης

Τέλη/δασμοί: πίνακας επιτοκίων, συναλλαγματικές ισοτιμίες, λογαριασμοί δικαιούχων, προθεσμίες πληρωμής.
Εγγυήσεις/ασφάλιση: ποσά, είδος (τραπεζική εγγύηση/ασφαλιστικό ομόλογο), ημερομηνία λήξης, όροι ανανέωσης.
Προϋπολογισμός: χρονοδιάγραμμα πληρωμών ανά δικαιοδοσία, απόθεμα ασφαλείας για μη προγραμματισμένες επιθεωρήσεις/μεταφράσεις εγγράφων.

12) Ταμπλό «Άδεια & Επιθεωρήσεις»

Χρονοδιάγραμμα αδειοδότησης: περίοδος ισχύος, T-90/T-60/T-30 προθεσμίες, προγραμματισμένη πρόοδος (% έτοιμα έγγραφα).
Σειρά αναμονής επιθεώρησης: επικείμενες επισκέψεις/συνεδριάσεις, κατάλογοι ελέγχου κατάστασης.
Κάλυψη αποδεικτικών στοιχείων: Αναλογία αντικειμένων με συνημμένα τεχνουργήματα.
CAPA Progress Completed/In Progress/Expered, Median Closing Time.
Θερμικός χάρτης κινδύνου: πιθανότητα × επίπτωση ανά δικαιοδοσία/κατεύθυνση.
Δείκτης ετοιμότητας: ολοκληρωμένη βαθμολογία ετοιμότητας (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).

13) Υποδείγματα (ταχεία εισαγωγή)

Α) Εξώφυλλο (επέκταση)

B) Απάντηση σε ερωτήματα (RFI/RFQ)

Γ) Επιτόπια ατζέντα

D) Επικαιροποίηση μετά την επιθεώρηση

14) Διαχείριση εγγράφων και απορρήτου

DMS/Repo: διάρθρωση ανά δικαιοδοσία, εκδόσεις, κλάσεις εγγράφων· Έλεγχος πρόσβασης RBAC/ABAC.
PII/εμπιστευτικότητα: ψευδωνυμοποίηση/συγκάλυψη, χωριστός χώρος αποθήκευσης ευαίσθητων δεδομένων, κρυπτογράφηση κατά την ανάπαυση/κατά τη διαμετακόμιση.
Αρχεία καταγραφής πρόσβασης: αμετάβλητες, περιοδικές αναθεωρήσεις.

15) Αλληλοσυνδεόμενες διαδικασίες

Κανονιστικές εκθέσεις και μορφότυποι δεδομένων - πηγές μεταφορτώσεων και παραλαβών.
Ταμπλό συμμόρφωσης - μετρήσεις επιθεώρησης.
Playbooks/Ειδοποιήσεις συμβάντων - απόδειξη επικαιρότητας.
Εσωτερικός/εξωτερικός έλεγχος - Προκαταρκτική αξιολόγηση και ετοιμότητα για πιστοποίηση.

16) Συχνά λάθη και τρόπος αποφυγής τους

Αποστολή «πολιτικής σε χαρτί», αλλά δεν υπάρχουν λειτουργικά αρχεία καταγραφής → να εφαρμόζουν πάντα αποδεικτικά στοιχεία λειτουργίας (δείγματα, αρχεία καταγραφής, εισιτήρια).
Ασυνέπειες στις ημερομηνίες/χρονικές ζώνες → όλες τις χρονοσφραγίδες σε UTC, χωριστά.
Ληγμένα πιστοποιητικά (PCI/SOC/ISO) στη συσκευασία → 60 ημερών ρυθμιστικό διάλυμα και υπενθυμίσεις.
Αγνοούμενες αλλαγές στην αρχιτεκτονική του changelog → και του χάρτη για τον ρυθμιστή.
Δεν υπάρχει εφεδρικός ιδιοκτήτης → εκχώρηση εφεδρικού ιδιοκτήτη για κάθε άδεια.

17) Σχέδιο εφαρμογής (30 ημέρες)

Εβδομάδα 1

1. Απογραφή όλων των αδειών/αδειών και ημερομηνίες λήξης.
2. Δημιουργία μητρώου απαιτήσεων και καρτών (τμήμα 5).
3. Καθορισμός προθεσμίας και χρονοδιάγραμμα υπενθύμισης (T-90/T-60/T-30).

Εβδομάδα 2

4. Ανάλυση του χάσματος ετοιμότητας ανά διεύθυνση (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).
5. Συλλογή βασικής δέσμης εγγράφων· ευθυγράμμιση μορφοτύπων/τόπων.
6. Προπαρασκευή της επιστολής κάλυψης/επιτόπιας ημερήσιας διάταξης/προτύπων απάντησης σε ερωτήματα.

Εβδομάδα 3

7. Πιλοτική «ξηρή» επιθεώρηση (επιτραπέζια) και διόρθωση των κενών.
8. Δημιουργία του ταμπλό αδειών & επιθεωρήσεων και του ευρετηρίου ετοιμότητας.
9. Δημιουργία καταχωρήσεων CAPA και διαδρομών αντιπαραβολής.

Εβδομάδα 4

10. Υποβολή των επόμενων επεκτάσεων στην αμμοκιβώτιο/πύλη (εάν υπάρχει).
11. Ρετρό ανά χειριστή, επεξεργασία σε συσκευασίες και καταλόγους ελέγχου, έγκριση v1. 0.
12. Έγκριση του ετήσιου χρονοδιαγράμματος επιθεώρησης και ορισμός των εφεδρειών.

• Κανονιστικές εκθέσεις και μορφότυποι δεδομένων
• Ανακοινώσεις παραβάσεων και προθεσμίες υποβολής εκθέσεων
• Ταμπλό συμμόρφωσης και παρακολούθηση
• Εσωτερικός έλεγχος και εξωτερικός έλεγχος
• Κατάλογος ελέγχου και επανεξέταση
• Διαχείριση κρίσεων και επικοινωνίες