Πολιτικές και διαδικασίες Κύκλος ζωής

1) Γιατί να διαχειριστούμε τον κύκλο ζωής

Οι πολιτικές και οι διαδικασίες καθορίζουν τους «κανόνες του παιχνιδιού»: ελαχιστοποίηση των κινδύνων, εξασφάλιση της συμμόρφωσης (GDPR/AML/PCI DSS/SOC 2 κ.λπ.), ενοποίηση των πρακτικών και αύξηση της προβλεψιμότητας. Ένας τυπικός κύκλος ζωής (Policy Management Lifecycle, PML) εγγυάται τη συνάφεια και την εκτελεστότητα των εγγράφων, καθώς και την ύπαρξη αποδεικτικών στοιχείων για τους ελεγκτές.

2) Ιεραρχία εγγράφων (ταξινόμηση)

Πολιτική: τι είναι υποχρεωτικό και γιατί. αρχές και υποχρεωτικές απαιτήσεις.
Το πρότυπο ορίζει μετρήσιμα πρότυπα (π.χ. κρυπτογράφηση, TTL, SoD).
Διαδικασία/SOP: πώς να κάνετε βήμα προς βήμα. ρόλοι, σκανδάλες, λίστες ελέγχου.
Κατευθυντήρια γραμμή/Βέλτιστες πρακτικές: Συνιστάται, αλλά δεν απαιτείται αυστηρά.
Playbook (λειτουργικό εγχειρίδιο): σενάρια απόκρισης (περιστατικά, DR, DSAR).
Οδηγίες εργασίας: τοπικές λεπτομέρειες για εντολή/υπηρεσία.

Σύνδεσμοι: πολιτικές ↔ πρότυπα ↔ διαδικασίες ↔ βιβλία αναπαραγωγής. Κάθε έγγραφο έχει δηλώσεις ελέγχου και μετρήσεις.

3) Ρόλοι και αρμοδιότητες (RACI)

(R - Υπεύθυνος, A - Υπόλογος· Γ - Ζητήθηκε η γνώμη I - Ενημερωμένο)

4) Ορόσημα για τον κύκλο ζωής (PML)

1. Προσδιορισμός της ζήτησης

Ενεργοποίηση: νέοι κανονισμοί, περιστατικά, αποτελέσματα ελέγχου, εφαρμογή υπηρεσιών, μετάβαση σε νέα δικαιοδοσία.

2. Σχέδιο και αιτιολόγηση

Πεδίο εφαρμογής, στόχοι, ορισμοί όρων.
Δηλώσεις ελέγχου + βάση κινδύνου.
Χαρτογράφηση προτύπων (GDPR/AML/PCI/SOC 2 κ.λπ.).
Μετρήσιμες μετρήσεις και SLO/SLA (π.χ. DSAR ≤ 30 ημέρες).

3. Αξιολόγηση από ομοτίμους

Νομικός/ΥΠΔ, Ασφάλεια, Πράξεις, Δεδομένα/ΔΔΜ. καταχώριση παρατηρήσεων, πρωτόκολλο αποφάσεων.

4. Εκτίμηση της σκοπιμότητας και του κόστους

Ανάλυση επιπτώσεων διαδικασίας/συστήματος, ανάγκη αυτοματοποίησης, αλλαγές ρόλων.

5. Έγκριση

Συμβούλιο πολιτικής ή εκτελεστικός χορηγός. Ανάθεση ταυτότητας και έκδοσης.

6. Δημοσιεύσεις και ανακοινώσεις

Πύλη πολιτικής (GRC/Confluence) + Κοινοποιήσεις.
Υποχρεωτική εξειδίκευση (ανάγνωση και κατανόηση) των ρόλων-στόχων.
Συχνές ερωτήσεις/σύντομη «one-pager» για ένα ευρύ κοινό.

7. Εφαρμογή και κατάρτιση

Προγράμματα L&D, ηλεκτρονική μάθηση, αφίσες/υπομνήματα, συμπερίληψη στην επιβίβαση.

8. Εκτέλεση και παρακολούθηση

Πολιτικές → πρότυπα → διαδικασίες → αυτοματοποιημένους ελέγχους (κώδικας συμμόρφωσης). Ταμπλό, ειδοποιήσεις, εξυγίανση εισιτηρίων.

9. Διαχείριση εξαιρέσεων (Απαλλαγές)

Επίσημη αίτηση με αιτιολόγηση, εκτίμηση κινδύνου, ημερομηνία λήξης, αντισταθμιστικά μέτρα, μητρώο εξαιρέσεων, περιοδική επανεξέταση.

10. Αναθεώρηση και αλλαγή

Τακτική επανεξέταση (συνήθως ετησίως ή με ενεργοποιήσεις). Κατηγορίες αλλαγών: μείζονος/ήσσονος σημασίας/έκτακτης ανάγκης. Έκδοση, changelog, οπισθοπορεία συμβατότητα των διαδικασιών.

11. Έλεγχος και παρακολούθηση των επιδόσεων

Εσωτερικός έλεγχος/Εξωτερικές επισκοπήσεις: δοκιμές σχεδιασμού και επιχειρησιακής αποτελεσματικότητας, δειγματοληψία, αναδιαμορφώσεις κανόνων.

12. Αρχειοθέτηση και παροπλισμός (Ηλιοβασίλεμα)

Δήλωση αντικατάστασης/ένωσης, σχέδιο μετανάστευσης, μεταφορά συνδέσμων, αρχειοθέτηση στο WORM με περίληψη χασίς.

5) Μεταδεδομένα πολιτικής (ελάχιστη σύνθεση)

ID, Version, Status (Draft/Active/Deprecated/Archived), Ημερομηνία δημοσίευσης/αναθεώρησης, ιδιοκτήτης, επαφές.
Πεδίο εφαρμογής (τι/πού/για ποιον), δικαιοδοσίες και εξαιρέσεις.
Ορισμοί όρων και συντομογραφιών.
Υποχρεωτικές απαιτήσεις (δηλώσεις ελέγχου) + μετρήσιμοι δείκτες.
RACI με διαδικασία.
Αναφορές/εξαρτήσεις (πρότυπα, διαδικασίες, βιβλία αναπαραγωγής).
Παραίτηση από τη διαδικασία διαχείρισης.
Σχετικοί κίνδυνοι και KRI/KPI.
Απαιτήσεις εκπαίδευσης και προσόντων.
Ιστορικό έκδοσης (changelog).

6) Διαχείριση εκδόσεων και αλλαγών

• Μείζων: αλλαγή αρχών/υποχρεωτικών απαιτήσεων. απαιτείται απαίτηση.
• Ελάσσονος σημασίας: επεξεργασία διατύπωσης/παραδειγμάτων. κοινοποίηση χωρίς υποχρεωτική πιστοποίηση.
• Έκτακτη ανάγκη: ταχείες επεξεργασίες λόγω συμβάντος/ρυθμιστή. μεταγενέστερη πλήρης επανεξέταση.

7) Εντοπισμός και αλληλεπικάλυψη δικαιοδοσίας

Κύρια έκδοση στην εταιρική γλώσσα + τοπικές εφαρμογές (προσθήκη χώρας).
Μεταφράσεις - μέσω ορολογικού γλωσσαρίου. νομική επικύρωση.
Έλεγχος διαφορών: Η τοπική έκδοση μπορεί να ενισχύσει αλλά όχι να αποδυναμώσει τις απαιτήσεις Master.

8) Ολοκλήρωση με συστήματα και δεδομένα

πλατφόρμα GRC: μητρώο εγγράφων, καταστάσεις, ιδιοκτήτες, κύκλοι επανεξέτασης, μητρώο παρεκκλίσεων.
IAM/ΔΚΣ: σύνδεση της κατάρτισης και των αξιολογήσεων με τους ρόλους· αρνούνται την πρόσβαση χωρίς να περάσουν.
Πλατφόρμα δεδομένων: κατάλογος δεδομένων, γενεαλογία, ετικέτες ευαισθησίας· Έλεγχος TTL/κρατήσεων.
CI/CD/DevSecOps: πύλες αναμονής· δοκιμές πολιτικού κώδικα και συλλογή αποδεικτικών στοιχείων.
SIEM/SOAR/DLP/EDRM: έλεγχος εκτέλεσης, καταχωρίσεις και βιβλία αναπαραγωγής αποκατάστασης.
HRIS/LMS: μαθήματα, δοκιμές, απόδειξη ολοκλήρωσης.

9) Μετρήσεις επιδόσεων (KPI/KRI)

Κάλυψη:% των εργαζομένων/ρόλων που έχουν τα προσόντα εγκαίρως.
Υιοθέτηση πολιτικής: το ποσοστό των διαδικασιών στις οποίες εφαρμόζονται απαιτήσεις σε πρότυπα/διαδικασίες.
Το ποσοστό εξαίρεσης είναι ο αριθμός των ενεργών παρεκκλίσεων και το ποσοστό που έληξε.
Παρασυρόμενες/παραβιάσεις: παραβιάσεις από αυτοματοποιημένους ελέγχους.
Χρόνος ετοιμότητας ελέγχου: χρόνος επιλογής αποδεικτικών στοιχείων για μια συγκεκριμένη πολιτική.
Επικαιροποίηση Cadence - Το ποσοστό των εγγράφων που έχουν υπερβεί την προθεσμία αναθεώρησης.
Μέσος χρόνος επικαιροποίησης (MTTU) από την ενεργοποίηση στην ενεργό έκδοση.

10) Διαχείριση απαλλαγών - Διαδικασία

1. Αίτηση με περιγραφή της αιτίας, των κινδύνων, της περιόδου, των αντισταθμιστικών μέτρων.
2. Εκτίμηση και έγκριση κινδύνου (ιδιοκτήτης + συμμόρφωση + νομική).
3. καταχώριση μητρώου· σύνδεση με χειριστήρια και συστήματα.
4. Υπενθυμίσεις παρακολούθησης και επανεξέτασης/κλεισίματος.
5. Αυτόματη ανάκληση ή ανανέωση με απόφαση της επιτροπής.

11) Έλεγχος και επανεξέταση των επιδόσεων

Σχεδιασμός έναντι λειτουργικής αποτελεσματικότητας: διαθεσιμότητα απαιτήσεων και πραγματικές επιδόσεις.
Δειγματοληψία/Ανάλυση: δειγματοληψία περιπτώσεων, σύγκριση IaC ↔ πραγματική διαμόρφωση, επαναπροσδιορισμός κανόνων CaC.
Παρακολούθηση: έλεγχος του χρόνου αποκατάστασης, παρακολούθηση επαναλαμβανόμενων ευρημάτων.

12) Κατάλογοι ελέγχου

Δημιουργία/Επικαιροποίηση πολιτικής

• Καθορισμένοι στόχοι και πεδίο εφαρμογής· παρέχονται ορισμοί όρων.
• Καθορίζονται υποχρεωτικές απαιτήσεις και μετρήσεις.
• Εκτελείται κανονιστική/τυποποιημένη χαρτογράφηση.
• Εγκρίθηκε αξιολόγηση από ομοτίμους (Νομικές/ΣΕΚ/Πράξεις/Δεδομένα).
• Εκτιμώμενη προσπάθεια και σχέδιο εφαρμογής.
• Έγκριση επιτροπής/χορηγού.
• Δημοσίευση στην πύλη + επικοινωνίες.
• Καταρτίζεται/αξιολογείται.
• Επικαιροποιημένα σχετικά πρότυπα/διαδικασίες/βιβλία αναπαραγωγής.
• Οργανώνονται έλεγχοι και συλλογή αποδεικτικών στοιχείων.

Ετήσια αναθεώρηση

• Επανεξετάστηκαν οι κανονιστικές αλλαγές και οι αλλαγές κινδύνου.
• Λαμβάνονται υπόψη η ανάλυση παραβάσεων/οι εξαιρέσεις/τα ευρήματα ελέγχου.
• Ενημερωμένες μετρήσεις και SLO/SLA.
• Εκτελείται η απαίτηση (εάν Major).
• Ενημερωμένες καταστάσεις changelog και τοπικοποίησης.

13) Υπόδειγμα δομής πολιτικής (παράδειγμα)

1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής

2. Ορισμοί και συντμήσεις

3. Δηλώσεις ελέγχου

4. Ρόλοι και αρμοδιότητες (RACI)

5. Πρότυπα/Διαδικασίες/Βιβλία παιχνιδιού (σύνδεσμοι)

6. Μετρήσεις και παρακολούθηση εκτέλεσης

7. Απαλλαγές και αντισταθμιστικά μέτρα

8. Χαρτογράφηση

9. Κατάρτιση και πιστοποίηση

10. Διαχείριση εγγράφων (εκδόσεις, αναθεωρήσεις, επαφές)

14) Διαχείριση και αρίθμηση εγγράφων

Μορφότυπος ταυτότητας: 'POL-SEC-001', 'STD-DATA-021', 'SOP-DSAR-005'.
Ενιαίοι κανόνες ονοματοδοσίας και ετικέτες για την πύλη: τομέας, πρότυπο, θέματα ελέγχου.
Έλεγχος των «σπασμένων συνδέσμων», αυτόματη ανακατευθύνει κατά το ηλιοβασίλεμα/συγχώνευση εγγράφων.

15) Κίνδυνοι και αντιπατερίδια

«Χωρίς πολιτική επιβολής»: δεν υπάρχουν πρότυπα/διαδικασίες/έλεγχοι → αύξηση των εξαιρέσεων και παραβιάσεων.
Προφορικοί τύποι χωρίς δυνατότητα μέτρησης: δεν μπορούν να ελεγχθούν και να αυτοματοποιηθούν.
Αντίγραφα και συγκρούσεις μεταξύ εγγράφων: δεν υπάρχει ενιαίος ιδιοκτήτης/κατάλογος.
Έλλειψη κατάρτισης και πιστοποίησης: επίσημη συναίνεση χωρίς κατανόηση.
Καμία εκδοχή και έλεγχος τοπικοποίησης: ασυμφωνίες, ρυθμιστικοί κίνδυνοι.

16) Υπόδειγμα ληκτότητας PML (M0-M4)

M0 Ντοκιμαντέρ: διάσπαρτα αρχεία, σπάνιες ενημερώσεις, χειροκίνητες αποστολές.
M1 Κατάλογος: ενοποιημένο μητρώο, βασικά μεταδεδομένα, χειροκίνητες αναθεωρήσεις.
M2 Διαχείριση: επίσημη RACI, τακτικοί έλεγχοι, εκτιμήσεις, μητρώο παρεκκλίσεων.
M3 Ολοκληρωμένο: GRC + IAM/LMS, κωδικός πολιτικής, αυτοματοποιημένοι έλεγχοι και αποδεικτικά στοιχεία.
M4 Συνεχής Διασφάλιση: οι έλεγχοι και η αναφορά κουμπιών, οι εντοπισμοί/εκδόσεις συγχρονίζονται αυτόματα, οι ενεργοποιήσεις κινδύνου ενεργοποιούν επικαιροποιήσεις.

17) Συναφή άρθρα wiki

Συνεχής παρακολούθηση της συμμόρφωσης (CCM)

Αυτοματοποίηση συμμόρφωσης και υποβολής εκθέσεων

Νόμιμη κράτηση και δέσμευση δεδομένων

Προστασία της ιδιωτικής ζωής με σχεδιασμό και ελαχιστοποίηση δεδομένων

DSAR: αιτήματα των χρηστών για δεδομένα

Σχέδιο αδιάλειπτης λειτουργίας (BCP) και DRP

ΕΚΕ DSS/SOC 2 Έλεγχος και πιστοποίηση

Σύνολο

Ένας αποτελεσματικός κύκλος ζωής της πολιτικής είναι ένα σύστημα διαχείρισης: ενιαία ταξινόμηση, διαφανείς ρόλοι, μετρήσιμες απαιτήσεις, τακτικές αναθεωρήσεις και αυτοματοποιημένοι έλεγχοι. Σε ένα τέτοιο σύστημα, τα έγγραφα δεν συγκεντρώνουν σκόνη - εργάζονται, εκπαιδεύονται, διαχειρίζονται κινδύνους και αντέχουν σε οποιονδήποτε έλεγχο.