Renouvellement des licences et inspections

1) Objectif et zone

Assurez-vous que les licences en vigueur sont renouvelées en temps opportun et que les inspections planifiées/non planifiées sont effectuées avec succès, sans arrêter les activités et les risques pour la marque/les joueurs. Couverture : Licences B2C/B2B, autorisations de jeu/paiement, RG/AML/GDPR/IB, certifications techniques (RNG/PCI/SOC/ISO), autorisations publicitaires locales/affiliations.

2) Principes

Risque de retard zéro. Daedline dans le calendrier, rappels en double et propriétaires redondants.
Une source de vérité. Un registre unique des exigences, des versions des documents et des statuts.
La preuve. Chaque affirmation est confirmée par un artefact (fichier/log/scryn/numéro de tiquet).
Préparation continue. « Toujours prêt » pour l'inspection : dashboard de complications, politiques actuelles, journaux d'audit.
CAPA transparent. Toute observation du régulateur est clôturée par des actions mesurables dans le SLA.

3) Rôles et RACI

Programme de licence (Head of Compliance) - stratégie, registre des exigences, calendrier. (A)

Conseil juridique - formes juridiques, affidavits, interprétation des normes. (R/C)

Finances/CFO - frais/droits, garanties bancaires, rapports. (R)

AML Officer/RG Lead/DPO/CISO - conformité significative dans les directions. (R)

Payments Lead/Game Providers Ops est une preuve de PSP/PCI et d'honnêteté de jeu. (R)

Audit interne - pré-évaluation, revues indépendantes, contrôle CAPA. (C/R)

Exec Sponsor (CEO/COO) - escalade S1, interaction de haut niveau. (I/A)

4) Cycle de vie du renouvellement de licence

Les T-120...T-90 jours : audit des besoins, audit de préparation (gap-analyse), confirmation des performances financières/structures de propriété/bénéficiaires.
T-90...T-60 : collecte et mise à jour des documents (politiques, rapports, certificats), harmonisation des formulaires, préparation des paiements et des garanties.
T-60...T-30 : téléchargement du paquet sur le portail/SFTP/courrier, demandes de clarification, enregistrement des reçus, pré-réservation des slots sur le site/à distance.
T-30...T-0 : clôture des questions du régulateur, confirmation de paiement, publication/réception d'un nouveau certificat/lettre de renouvellement.
T + : post-vérification : mettre à jour les vitrines, les statuts sur le site/dans les bureaux partenaires, conserver les artefacts, effectuer rétro.

5) Registre des exigences (structure de la carte)

LIC-ID: <code >/Jurisdiction: <regulator >/Type: B2C    B2B    other
Valid from <date> to <date >/Renewal Deadline: <date, TZ>
Compliance formulas: GGR/capital/guarantees/technical certs
List of documents: policies/reports/certificates/questionnaires/affidavits
Feed Channel: Portal    API    SFTP    Mail/Format: PDF    CSV    XML    XLSX
Fees/guarantees: amount, currency, invoice, payment terms
Regulator contacts: email/portal ID/phone
Special conditions: localization of language, certification, notary/apostille
Package version: vX. Y/Owner/Reserve/Last Check

6) Documents et preuves (liste type)

Corporate : documents statutaires, structure de propriété/bénéficiaires (UBO), bon standing.
Finances : rapports vérifiés, preuves du paiement des frais/taxes, garanties bancaires/assurances.
Opérations/Conformité : politiques actuelles (KYC/KYB, AML/CFT, RG, GDPR/PII, marketing/affiliations), journaux de formation du personnel.
Technique/IB : architectures de zone, segmentation PCI, SOC/ISO, pentest-reporting, vulnérabilités ASV, journaux de changement/accès.
Honnêteté de jeu : Registre RNG/Versions des billets, rapports RTP, incidents des fournisseurs et procédures freeze.
Processus d'incident : page d'état, modèles de notification, rapports DPA/régulateurs, journaux MTTA/MTR/TTS.
Rapports aux organismes de réglementation : registre des droits acquis, reçus d'admission, rapprochements avec GL/PSP.

7) Inspections : formats et attentes

Examen à distance : correspondance/portail, séances vidéo, démonstration de systèmes (screen-share), chargement de logs et configurations.
On-site : interviews (Compliance, AML, RG, DPO, Tech/Payments, IA), démo walkthrough, échantillons de cas (KYC, SAR/STR, DSAR, interventions RG, chargebacks), vérification de la politique d'accès, inspection des locaux PCI/DR.
Sampling & Evidence : le régulateur sélectionne l'échantillon ; volonté de fournir des données anonymisées/pseudonymes, des numéros de tiquets, des captures d'écran avec des horodatages.

8) Chèques-feuilles de préparation (abrégé)

8. 1 Général avant de servir

• Calendrier et date limite confirmés ; double rappel créé (T-90/T-60/T-30).
• Frais/garanties payés ; les reçus et la banque sont conservés.
• Versions des politiques/procédures - mises à jour et signées.
• Les certificats (PCI/SOC/ISO/RNG) sont valables à la date de renouvellement.
• Le paquet est localisé (langue, format), les assurances/apostilles sont faites.
• Tous les formulaires sont remplis sans laissez-passer ; contrôle des « quatre yeux ».

8. 2 Par domaine

AML/CFT : SAR/STR à temps ; Les revues PEP/Santé ; les techniques de scoring ; caseboard KPI.
KYC/KYB : niveaux de vérification, DPA avec les fournisseurs, files d'attente ≤ SLA, preuves de défaillance/escalade.
RG : self-exclusion/limites synchronisées ; modèles de communication ; efficacité des interventions.
RGPD/DPO : RoPA, DSAR ≤ 30 jours, DPIA, contrats avec les processeurs/SCC, incidents et notifications.
PCI/Payments : segmentation, tokenization, ASV/pentestes, journaux d'accès, chargebacks/disputes, fallback PSP.
Honnêteté de jeu : surveillance RTP-drift, versions RNG/bilds, journaux des incidents du fournisseur.
Rapports : reçus des organismes de réglementation ; les rapprochements GL/PSP ; validateurs de circuits.
Incidents : TTS/MTTR dans SLA, confirmations de notification, paquets d'artefacts.

9) Risques et précautions

Délai de renouvellement (S1) : déclencheurs de T-90/T-60/T-30, propriétaire de réserve ; « plan B » (suspension temporaire de la commercialisation/enregistrement dans une juridiction, information des partenaires).
Paquet incomplet/erreurs de formulaire : pré-validation chèque + contrôle « quatre yeux », chargement pilote dans le bac à sable, formats de liens automatiques.
Audits/Serts non réalisés : Analyse rapide et CAPA avec tampon ≥ 30 jours.
Changements de gestion/UBO : préparation des affidavits/notaires à l'avance, suivi par Legal.
Changement de paysage : notes de sortie pour le régulateur, carte de conformité « ce qui a changé et pourquoi c'est sûr ».

10) CAPA sur les observations de l'inspection

Finding Card : le fait → le critère → le risque → l'influence → la recommandation → воркплан → le propriétaire → le délai → l'acte de naissance du succès.
SLA de fermeture : S1 ≤ 30 jours ; S2 ≤ 60; S3 ≤ 90; S4 - par accord.
Vérification : preuve de mise en œuvre (contrôles/logs/politiques/résultats de tests), signature de l'audit interne, statut Vérifié.
Escalade : arriérés de S1/S2 - pour la revue hebdomadaire de gestion, rapport trimestriel au comité de vérification.

11) Finances du renouvellement

Honoraires/droits : tableau des taux de change, taux de change, comptes des destinataires, paiements de retard.
Garanties/assurances : montants, type (banque guarantee/assurance bond), date d'expiration, conditions de renouvellement.
Budget : calendrier des paiements par pays, tampon pour les inspections non planifiées/transferts de documents.

12) Dashboard « License & Inspections »

Licence Timeline : date d'expiration, date d'expiration T-90/T-60/T-30, progression du paquet (% de disponibilité des documents).
Inspection Queue : prochaines visites/réunions, chèques d'état.
Evidence Coverage : proportion de points avec artefacts attachés.
CAPA Progress : terminé/en cours d'exécution/en retard, temps médian de fermeture.
Risk Heatmap : probabilité × impact par pays/destination.
Index de lecture : score de disponibilité intégrale (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).

13) Modèles (inserts rapides)

A) Lettre de couverture (renouvellement)

B) Response to Queries (RFI/RFQ)

C) On-site Agenda

D) Post-Inspection Update

14) Gestion des documents et de la vie privée

DMS/Repo : structuration par juridictions, versions, classes de documents ; contrôle d'accès RBAC/ABAC.
PII/vie privée : pseudonymisation/masquage, zone de stockage séparée des données sensibles, cryptage at-rest/in-transit.
Journaux d'accès : invariables, révisions périodiques.

15) Processus interconnectés

Rapports réglementaires et formats de données - sources de déchargement et reçus.
Dashboard Complaens - métriques pour l'inspection.
Pleybooks/Notifications d'incidents - preuve de l'actualité.
Audit interne/externe - pré-évaluation et préparation à la certification.

16) Erreurs fréquentes et comment les éviter

Ils envoient « policy on paper », mais il n'y a pas de logs d'exploitation → toujours appliquer evidence of operation (échantillons, logs, tiquets).
Non-rafraîchissement des dates/Timzon → tous les temps dans UTC, local séparément.
Les certificats expirés (PCI/SOC/ISO) dans le paquet → un tampon de 60 jours et des rappels.
Modifications non comptabilisées de l'architecture → changelog et carte de conformité pour le régulateur.
L'absence de propriétaire de sauvegarde → attribuer un backup-owner à chaque licence.

17) Plan de mise en oeuvre (30 jours)

Semaine 1

1. Inventaire de toutes les licences/autorisations et dates d'expiration.
2. Établissement d'un registre des exigences et des cartes (section 5).
3. Personnalisation du calendrier des dates limites et des rappels (T-90/T-60/T-30).

Semaine 2

4. Analyse Gap de préparation par destination (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).
5. Collecte d'un ensemble de documents de base ; alignement des formats/localités.
6. Préparation des modèles Cover Letter/On-site Agenda/Response to Queries.

Semaine 3

7. Inspection pilote « à sec » (table-top) et correction des lacunes.
8. Configurer le dashboard License & Inspections et les indicateurs Read....Index.
9. Créer un registre CAPA et des itinéraires de négociation.

Semaine 4

10. Fournir les extensions les plus proches au « bac à sable »/portail (si disponible).
11. Rétro par pilote, modifications dans les paquets et les chèques, approbation v1. 0.
12. Approbation du calendrier annuel d'inspection et désignation des propriétaires de réserve.

• Rapports réglementaires et formats de données
• Notifications d'irrégularités et délais de déclaration
• Dashboard Complaens et surveillance
• Audit interne et audit externe
• Chèques d'audit et revues
• Gestion de crise et communication