Rinnovo licenze e ispezioni

1) Obiettivo e area

Garantire il rinnovo tempestivo delle licenze in vigore e il successo delle ispezioni pianificate/non programmate senza interruzione del business e rischi per il marchio/player. Copertura: licenze B2C/B2B, permessi di gioco/pagamento, RG/AML/GDPR/B2B, certificati tecnici (RNG/PCI/SOCC/ISO), autorizzazioni pubblicitarie locali/affiliate.

2) Principi

Rischio zero di ritardo. Deadline nel calendario, promemoria duplicata e proprietari di riserva.
Una sola fonte di verità. Registro unico dei requisiti, delle versioni dei documenti e degli stati.
La prova. Ogni affermazione è confermata da un artefatto (file/loga/screen/numero di ticchetto).
Una costante preparazione. «Sempre pronto» per l'ispezione, dashboard della compilazione, politici attuali, registri di controllo.
Cape trasparente. Qualsiasi osservazione del regolatore si chiude con azioni misurabili in SLA.

3) Ruoli e RACI

License Program Owner (Head of Compliance) è una strategia, un registro dei requisiti, un calendario. (A)

Legale Counsel - forme legali, dichiarazioni legali, interpretazione delle norme. (R/C)

Finanza/CFO - addebiti/tariffe, garanzie bancarie, rapporti. (R)

AML Officer/RG Lead/DPO/CISCO è una corrispondenza dettagliata. (R)

Payments Lead/Game Providers Ops - prove su PSP/PCI e onestà dei giochi. (R)

Internal Audit - pre-assessment, verve indipendenti, controllo CAPA. (C/R)

Exec Sponsor (CEO/COO) - escalation S1, interazione ad alto livello. (I/A)

4) Ciclo di vita rinnovo licenza

T-120... T-90 giorni: revisione dei requisiti, verifica della disponibilità (gap-analisi), convalida degli indicatori finanziari/strutture di proprietà/beneficiari.
T-90... T-60 - Raccolta e aggiornamento di documenti (regole, rapporti, certificati), negoziazione di moduli, preparazione di pagamenti e garanzie.
T-60... T-30 - Caricamento del pacchetto nel portale/SFTP/posta, richieste di chiarimenti, fissazione delle ricevute, pre-prenotazione on-site/remote slot.
T-30... T-0: chiusura delle domande del regolatore, conferma del pagamento, pubblicazione/ricezione di un nuovo certificato/lettera di rinnovo.
T +: post-test - Aggiorna le vetrine, gli stati del sito/ufficio dei partner, salva gli artefatti, passa indietro.

5) Registro dei requisiti (struttura della carta)

LIC-ID: <code >/Jurisdiction: <regulator >/Type: B2C    B2B    other
Valid from <date> to <date >/Renewal Deadline: <date, TZ>
Compliance formulas: GGR/capital/guarantees/technical certs
List of documents: policies/reports/certificates/questionnaires/affidavits
Feed Channel: Portal    API    SFTP    Mail/Format: PDF    CSV    XML    XLSX
Fees/guarantees: amount, currency, invoice, payment terms
Regulator contacts: email/portal ID/phone
Special conditions: localization of language, certification, notary/apostille
Package version: vX. Y/Owner/Reserve/Last Check

6) Documenti e prove (elenco tipico)

Documenti aziendali: documenti statutari, struttura di proprietà/beneficiari (UBO), Good Standing.
Finanza: rapporti verificati, conferma del pagamento delle tasse, garanzie bancarie/assicurazioni.
Operazioni/Complaens: policy attuali (KYC/KYB, AML/CFT, RG, GDPR/PII, marketing/affiliati), registri di formazione del personale.
Tecnica/IB: architetture di zona, segmentazione PCI, SOC/ISO, rapporti pentest, vulnerabilità ASV, registri di modifiche/accessibilità.
Onestà di gioco: registro RNG/versioni dei bilanci, report RTP, incidenti dei provider e procedure freeze.
I processi di incidente includono stato-pagina, modelli di notifica, rapporti DPA/regolatori, registri MTTA/MTTR/TTS.
Report ai regolatori: registro deadline, ricevute, controlli con GL/PSP.

7) Ispezioni: formati e attese

Remote review: corrispondenza/portale, video, dimostrazione di sistemi (screen-share), caricamento di logi e configurazioni.
On-site: intervista (Compliance, AML, RG, DPO, Tech/Payments, IA), walkthrough-demo, campionamento di valigette (KYC, SAR/STRR, DSAR, RG, Chargebacks), controllo delle regole di accesso, ispezione dell'area PCI/DR.
Sampling & Evidence: il regolatore seleziona il campione; disponibilità a fornire dati anonimi/alias, numeri di ticket, schermate temporanee.

8) Assegno fogli pronti (abbreviato)

8. 1 Generale prima dell'erogazione

• Calendario e deduline confermati; duplicato-avviso creato (T-90/T-60/T-30).
• tariffe/garanzie pagate; ricevute e bank advice salvate.
• Le versioni di regole/procedure sono aggiornate e firmate.
• I certificati (PCI/SOCC/ISO/RNG) sono validi per la data di rinnovo.
• Il pacchetto è localizzato (lingua, formato), le conferme/apostille sono state eseguite.
• Tutti i moduli sono completi senza pass; Controllo dei Quattro Occhi.

8. 2 Direzioni

AML/CFT: SAR/TR entro il termine; Registri PEP/Sanctions; Tecniche di scansione; caseboard KPI.
KYC/KYB: livelli di convalida, DPA con provider, code SLA, prove di guasti/escalation.
RG: self-exclusion/limiti sincronizzati; Modelli di comunicazione efficacia degli interventi.
GDPR/DPO: , DSAR per 30 giorni, DPIA, contratti con elaboratori/SCC, incidenti e notifiche.
PCI/Payments: segmentazione, tokenizzazione, ASV/pentest, registri di accesso, marcebacks/display, fallback PSP.
Onestà di gioco: monitoraggio RTP-drivt, versione RNG/Bild, registri di provider di incidenti.
Bollette dei regolatori; Controlli GL/PSP; Controllori dei circuiti.
Incidenti: TTS/MTTR in SLA, conferma notifiche, pacchetti di manufatti.

9) Rischi e precauzioni

Proroga in ritardo (S1): trigger T-90/T-60/T-30, proprietario di riserva; «piano B» (sospensione temporanea del marketing/registrazione in giurisdizione, informazione ai partner).
Pacchetti/errori di modulo part-time: pre-validation foglio di lavoro + controllo dei quattro occhi, scaricamento pilota nella cassetta di sabbia, lenti automatici dei formati.
Verifiche/serti non registrate: analisi gap precoce e CAPA con buffer da 30 giorni.
Gestore di modifiche/UBO: preparazione di registri/notaio in anticipo, tracking per Legale.
Il cambiamento di questi paesaggi è il rilascio delle note per il regolatore, la mappa di conformità «cosa è cambiato e perché è sicuro».

10) CAPE su osservazioni di ispezione

Finding Card: il fatto che il criterio di sia il rischio, l'impatto è la raccomandazione di , il proprietario della durata del di successo.
SLA di chiusura: S1 per 30 giorni; S2 ≤ 60; S3 ≤ 90; S4 - in accordo.
Verifica: prove di implementazione (screen/login/criteri/risultati dei test), firma Internal Auditel, stato Verified.
Escalation: ritardo S1/S2 - per Gestione Review settimanale, rapporto trimestrale del Comitato di controllo.

11) Finanza di rinnovo

Tariffe/tariffe: tabella delle scommesse, tassi di cambio, conti dei destinatari, deadline di pagamento.
Garanzie/assicurazioni: importi, tipo (banca guarantee/insurance bond), data di scadenza, termini di rinnovo.
Budget: calendario dei pagamenti per giurisdizione, buffer per ispezioni non programmate/traduzioni di documentazione.

12) Dashboard «License & Inspirations»

License Timeline: scadenza, deadline T-90/T-60/T-30, avanzamento del pacchetto (% documenti pronti).
Ispection Queue: prossime visite/incontri, assegni di stato.
Evidence Coverage è una quota di punti con manufatti attaccati.
CAPE Progress: completato/in corso/scaduto, orari medi di chiusura.
Risk Heatmap: probabilità x impatto su giurisdizioni/direzioni.
ReadoverIndex: punteggio di preparazione integrale (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).

13) Modelli (inserimento rapido)

A) Cover Letter (estensione)

B) Response to Queries (RFI/RFQ)

C) On-site Agenda

D) Post-Inspection Update

14) Gestione dei documenti e della privacy

DMS/Repo: strutturazione per giurisdizioni, versioni, classi di documenti Controllo di accesso RBAC/ABAC.
PII/privacy: alias/occultamento, area di storage separata dei dati sensibili, crittografia at-rest/in-transit.
Registri di accesso: revisioni regolari e invariate.

15) Processi interconnessi

I report di regolazione e i formati di dati sono le origini di carico e le ricevute.
I dashboard della compilazione sono metrici per l'ispezione.
Playbook/Notifiche sono prove di tempestività.
Controllo interno/esterno - pre-assessment e disponibilità alle certificazioni.

16) Errori frequenti e come evitarli

Mandano «policy on paper», ma non ci sono → operativi per applicare sempre evidence of operation (campionamenti, logi, tickets).
I dati di inattività/timesone → tutti i timestempi in UTC, locale separato.
I certificati scaduti (PCI/SOCC/ISO) nel pacchetto contengono un buffer di 60 giorni e avvisi.
Modifiche non registrate all'architettura di → changelog e mappe di conformità per il regolatore.
Impossibile assegnare backup-owner a ciascuna licenza.

17) Piano di implementazione (30 giorni)

Settimana 1

1. Inventario di tutte le licenze/autorizzazioni e date di scadenza.
2. Creazione di un registro dei requisiti e delle carte (paragrafo 5).
3. Imposta il calendario degli avvisi e degli avvisi (T-90/T-60/T-30).

Settimana 2

4. Analisi GAP (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).
5. Raccolta del pacchetto di documenti di base allineamento formati/locali.
6. Preparazione dei modelli Cover Letter/On-site Agenda/Response to Queries.

Settimana 3

7. Ispezione a secco pilota (table-top) e correzione degli spazi.
8. Configura il dashbord License & Inspirations e le prestazioni del ReadoverIndex.
9. Crea un registro di sistema e percorsi di negoziazione.

Settimana 4

10. Invia le estensioni più imminenti al portale/scarico di sabbia (se disponibile).
11. Retro per pilota, corretti per pacchetti e assegni, approvazione v1. 0.
12. Approvazione del calendario annuale delle ispezioni e assegnazione dei proprietari di riserva.

• Report di regolazione e formati di dati
• Notifiche di violazioni e tempi di segnalazione
• Dashboard della compilazione e monitoraggio
• Controllo interno e interno
• Elenchi di revisione e gelosia
• Gestione delle crisi e comunicazione