Rolul RPD

1) Numirea și mandatul legal

Scop: pentru a asigura respectarea cerințelor de confidențialitate (GDPR/UK GDPR/ePrivacy și reglementările locale), acționează ca un punct de control independent și persoană de contact pentru autoritățile de reglementare/persoanele vizate.

• monitorizarea sistematică și pe scară largă a subiecților (profilare, antifraudă, declanșatoare RG);
• prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date (de exemplu, viața biometrică în KYC);
• statutul de „organizație de prelucrare de interes public” (rare pentru iGaming, dar găsite în proiectele conexe).

2) Principii de independență și responsabilitate

Independența: DPO nu primește orientări cu privire la conținutul concluziilor; conflictul de interese nu este permis (DPO nu trebuie să fie atât șeful securității, CTO, CMO, proprietarul produsului pentru procesele afectate).
Subordonare: responsabilitate directa fata de nivelul C/Consiliul de Administratie; acces la toate datele/sistemele/contractele.
Resurse: buget, acces la avocati, analisti, instrumente (RoPA, DSAR, DLP/busteni).
Protecția sancțiunilor: interzicerea amenzilor/concedierilor pentru îndatoririle DPO.

3) Rolul, domeniul de responsabilitate și limitele

• Consultanta juridica, Confidentialitate prin Design/Default;
• Întreținerea/supravegherea RoPA, participarea la DPIA/DTIA;
• instruirea personalului, elaborarea politicilor de confidențialitate/cookie/DSAR;
• monitorizarea perioadelor de stocare și ștergere, testele de exercițiu corecte;
• interacțiunea cu autoritățile de supraveghere și persoanele vizate;
• monitorizarea incidentelor de confidențialitate și verificarea notificărilor (inclusiv în ferestrele de 72 de ore);
• opinii și recomandări independente (consiliere și provocare).

DPO nu este responsabil pentru proprietatea asupra riscului operațional (aceasta este zona proprietarilor de procese: Produs, Securitate, Conformitate, Date). DPO - „circuit secundar” de control.

4) RACI (mărită)

5) Măsurarea rolului DPO și KPI-uri

SLA DSAR: confirmare ≤ 7 zile, executie ≤ 30 (cota la timp ≥ 95%).
Acoperire DPIA:% modificări cu risc ridicat cu DPIA ≥ 95%.
Păstrarea conformității: ponderea sistemelor cu dezinstalare/anonimizare auto-sarcini ≥ de 90%.
Incidente de confidențialitate: MTTD/MTTR pentru incidente de confidențialitate, ponderea notificărilor în termen de 72 de ore este de 100%.
Training:% dintre angajații instruiți în domeniul vieții private ≥ 98% (anual).
Scorul de confidențialitate al furnizorilor: ponderea furnizorilor cu DPA/SCC-uri/DTIA actualizate este de 100%.

6) Procese (POS) supravegheate de DPO

6. 1 DSAR (drepturile subiecților)

1. Acceptarea cererii (portal/poștă) → 2) Verificarea identității → 3) Evaluarea domeniului de aplicare → 4) Colectarea datelor de la sisteme/furnizori → 5) Revizuirea legală a restricțiilor → 6) Răspuns/refuz (cu justificare) → 7) Logare și îmbunătățiri.
Controale: verificarea cu doi factori; linii roșii - nu dezvăluie PII terțe părți, secrete anti-fraudă.

6. 2 DPIA/DTIA

Modificarea ecranului (caracteristică de pavilion în CAB) → clasificarea riscurilor → DPIA (riscuri/măsuri) → DPO/Aprobarea juridică → backlogging-ul măsurilor (CAPA) → post-includerea verificării.
DTIA atunci când este transfrontalier: mecanism (SCCs/IDTA), măsuri tehnice (chei E2EE/client), geografie a datelor.

6. 3 Gestionarea incidentelor/scurgerilor

Evaluarea „riscului personal” pentru subiecți; pregătirea notificărilor către autoritatea de reglementare/utilizatori; coordonarea textelor; jurnal cronologie; post-mortem pe intimitate.

6. 4 Harta RoPA și a datelor

Live Stream Registry: Obiective, Motive, Destinatari, Termene limită, TOM-uri, Soluții automate/Profilare.
Revizuire trimestrială și link către arhitectură/ETL.

6. 5 Cookie-uri/CIW & Marketing

Consimțământul granular (TCF/echivalente), înregistrarea versiunii; centre de preferință; separarea tranzactiilor vs comunicarea de marketing; Control afiliat/SDK.

7) Interacțiunea cu autoritățile de reglementare și subiecții

Punct unic de contact: e-mail public DPO și adresa poștală.
Principii de comunicare: fapte, măsuri, termeni; evitați ipotezele și limbajul de marketing.
Dosarul contactelor de reglementare: luarea în considerare a cererilor, răspunsurilor, termenelor, anexelor.

8) Conflicte de interese și suprapuneri permise

Nu poate fi combinat cu rolurile CTO/Head of Security/Head of Marketing/Product Owner.
Combinațiile cu un consilier de conformitate sunt permise dacă independența și puterea de veto sunt păstrate și formalizate.

9) Vânzătorii și transferurile transfrontaliere (supravegheate de DPO)

Înainte de încheiere: due diligence (ISO/SOC2, incidente, geografie, sub-procesoare, TOM), DPA, mecanism transfrontalier (SCC/IDTA), DTIA.
În exploatare: registrul subprocesorilor, notificările de modificare, testul incidentului, chestionarele periodice și auditurile selective ale jurnalelor de acces PII.
Offboarding: revocarea acceselor, ștergerea/returnarea datelor, actul de închidere.

10) Confidențialitate prin design/implicit - încorporare

Lista de verificare în CAB: scop/motiv, minimizare, pseudonimizare, termen de valabilitate, cookie-uri/SDK, screening DPIA, mecanism de consimțământ/obiecție, mediu de testare fără PII „live”.
Politica „datele sunt închise în mod implicit”; principiul celor mai puține drepturi; roluri de sistem și management secret.

11) Modele și artefacte

Politica de confidențialitate publică (versiune, contacte DPO).
Politica privind cookie-urile și bannerele CMP (categorii, registrul vânzătorilor, jurnalul consimțământului).
Procedura DSAR (formulare, SLA, verificare, întrebări frecvente).
Șablon DPIA/DTIA (matrice de risc, măsuri, risc rezidual, soluție go/no-go).
Registrul RoPA (șablon tabelar).
Plan de răspuns la incidente de confidențialitate (72 de ore, destinatari, șabloane de notificare).
DPA/SCCs/IDTA (șabloane de aplicație, listă de sub-procesoare).

12) Cultura instruirii și a confidențialității

Onboarding pentru toate + actualizare anuală; cursuri speciale pentru Suport/Marketing/Inginerie.
DSAR și formarea scurgerilor de masă; controlul asimilării (quizzes, metrics).
Comunicații „momente de confidențialitate” în sprinturi de presă.

13) Foaie de parcurs privind implementarea DPO

Săptămânile 1-2: atribuirea/auditul independenței, harta datelor și RoPA, registrul vânzătorilor, inventarul politicilor.
Săptămâni 3-4: CMP și Centrul de Preferințe Lansare, Actualizare Politică, Șabloane DSAR/DPIA/Incident, Instruire.
Luna 2: auditul furnizorilor (DPA/SCC/DTIA), DPIA-uri pilot, automatizarea locurilor de muncă de retenție, testul DSAR.
Luna 3 +: rapoarte trimestriale către Consiliu, exerciții de scurgeri, audituri prag, plan de îmbunătățire.

14) Raportarea DPO către Consiliu (trimestrial - componența minimă)

KPI/Incidente/DSAR; DPIA/DTIA riscuri critice de stare și recomandări; Progresul CAPA; furnizori și transfrontalieri; foaie de parcurs pentru creșterea maturității.

15) Lista de verificare a maturității DPO

• Independența este formalizată (mandat, lanț de comandă, nici un conflict).
• Contacte DPO publicate; există un registru al interacțiunilor de reglementare.
• RoPA este actualizat, harta fluxului de date este acceptată.
• DPIA/DTIA sunt încorporate în CAB; se menține un jurnal de soluție.
• Procesul DSAR cu SLA-uri și jurnale; interogările de testare au fost executate.
• Politicile de confidențialitate/cookie/retenție sunt actualizate și localizate.
• Registrul subprocesorilor este public/accesibil; DPA/SCC/IDTA sunt relevante.
• Instruirea personalului ≥ acoperire de 98%; exercițiile de masă au trecut.
• Metrics/KPIs sunt urmărite; raportul trimestrial către consiliu este în curs de punere în aplicare.

16) Exemplu JD (Descrierea postului) - stoarce

Responsabilități: supravegherea vieții private, DPIA/DTIA, DSAR, incidente, instruire, contacte de reglementare, raportare, audit de furnizor.
Cerințe: 5 + ani experiență în confidențialitate/conformitate, cunoștințe despre GDPR/UK GDPR/ePrivacy, experiență de interacțiune cu supravegherea, tech. alfabetizare (nori, criptare, exploatare forestieră).
Soft-skills: independență cu „veto power”, comunicații, facilitarea conflictelor de interese.

TL; DR

DPO este un „al doilea circuit” independent de confidențialitate: consiliază, controlează, menține RoPA/DPIA/DSAR, este responsabil pentru notificări și interacțiunea cu autoritățile de reglementare, trenuri și rapoarte cu Consiliul. DPO puternic = confidențialitate încorporată în produs, riscuri care pot fi gestionate și integritate dovedită în toate jurisdicțiile.