Reînnoiri și inspecții de licență

1) Scop și domeniu

Asigurarea reînnoirii în timp util a licențelor actuale și finalizarea cu succes a inspecțiilor programate/neprogramate fără întreruperea activității și riscuri pentru brand/jucători. Acoperire: licențe de B2C/B2B, permise de joc/plată, RG/AML/GDPR/contururi de securitate a informațiilor, certificări tehnice (RNG/PCI/SOC/ISO), permise de publicitate locală/afiliați.

2) Principii

Risc de delincvenţă zero. Termene limită în calendar, memento-uri duplicate și proprietarii de rezerve.
O singură sursă de adevăr. Registru unificat de cerințe, versiuni de documente și stări.
Dovezi. Fiecare declaratie este confirmata de un artefact (file/log/screen/ticket number).
Pregătire continuă. „Întotdeauna gata” pentru inspecție: tabloul de bord de conformitate, politicile actuale, jurnalele de audit.
CAPA transparent. Orice comentariu al regulatorului este închis prin acțiuni măsurabile în SLA.

3) Roluri și RACI

Proprietar de program de licență (șef de conformitate) - strategie, registru de cerințe, calendar. (A)

Consilier juridic - forme juridice, declarații pe proprie răspundere, interpretarea normelor. (R/C)

Finanțe/CFO - comisioane/taxe, garanții bancare, raportare. (R)

Ofițer AML/RG Lead/DPO/CISO - corespondență semnificativă pe direcții. (R)

Plăți Lead/Game Providers Ops - dovezi privind PSP/PCI și integritatea jocului. (R)

Audit intern - pre-evaluare, recenzii independente, control CAPA. (C/R)

-Sponsor (CEO/COO) - escaladări S1, interacţiune la nivel înalt. (I/A)

4) Ciclul de viață al reînnoirii licenței

T-120...T-90 zile: auditul cerințelor, auditul disponibilității (analiza decalajului), confirmarea indicatorilor financiari/structurii proprietarului/beneficiarilor.
T-90...T-60: colectarea și actualizarea documentelor (politici, rapoarte, certificate), aprobarea formularelor, pregătirea plăților și a garanțiilor.
T-60...T-30: încărcarea pachetului pe portal/SFTP/prin poștă, cereri de clarificare, fixarea chitanțelor, rezervarea prealabilă la fața locului/sloturi la distanță.
T-30...T-0: închiderea problemelor de reglementare, confirmarea plății, publicarea/primirea unui nou certificat/scrisoare de prelungire.
T +: post-check: actualizați vitrinele, statusurile pe site/în birourile partenere, salvați artefacte, retro.

5) Registrul cerințelor (structura cardului)

LIC-ID: <code >/Jurisdiction: <regulator >/Type: B2C    B2B    other
Valid from <date> to <date >/Renewal Deadline: <date, TZ>
Compliance formulas: GGR/capital/guarantees/technical certs
List of documents: policies/reports/certificates/questionnaires/affidavits
Feed Channel: Portal    API    SFTP    Mail/Format: PDF    CSV    XML    XLSX
Fees/guarantees: amount, currency, invoice, payment terms
Regulator contacts: email/portal ID/phone
Special conditions: localization of language, certification, notary/apostille
Package version: vX. Y/Owner/Reserve/Last Check

6) Documente și dovezi (listă tipică)

Corporate: documente statutare, structura de proprietate/beneficiari (UBO), Good Standing.
Finanţe: conturi auditate, dovada plăţii taxelor/impozitelor, garanţii bancare/asigurări.
Operațiuni/Conformitate: politici actuale (KYC/KYB, AML/CFT, RG, GDPR/PII, marketing/afiliați), jurnale de instruire a personalului.
Tehnica/securitatea informatiei: arhitecturi zonale, segmentare PCI, SOC/ISO, rapoarte pentest, vulnerabilitati ASV, jurnale change/access.
Onestitatea jocului: înregistrarea/construirea versiunilor RNG, rapoartele RTP, incidentele furnizorilor și procedurile de înghețare.
Procese incidente: pagina de stare, șabloane de notificare, rapoarte DPA/regulator, jurnale MTTA/MTTR/TTS.
Rapoarte către autoritățile de reglementare: registru de termene limită, chitanțe, reconcilieri cu GL/PSP.

7) Inspecții: formate și așteptări

Recenzie la distanță: corespondență/portal, sesiuni video, demonstrarea sistemelor (ecran-share), încărcarea jurnalelor și configurațiilor.
La fața locului: interviuri (Conformitate, AML, RG, DPO, Tech/Payments, IA), demo-uri walkthrough, probe de caz (KYC, SAR/STR, DSAR, intervenții RG, chargebacks), verificări ale politicilor de acces, PCar I inspecție - zone/DR-camere.
Eșantionare și evidență: regulatorul selectează eșantionul; dorința de a furniza date anonimizate/pseudonimizate, numere de bilete, capturi de ecran cu timbre temporale.

8) liste de verificare de pregătire (abreviat)

8. 1 General înainte de servire

• Calendar și termen limită confirmat; A fost creat un duplicat dunning (T-90/T-60/T-30).
• Taxe/garanții plătite; chitanțe și sfaturi bancare salvate.
• Versiunile de politică/procedură sunt actualizate și semnate.
• Certificatele (PCI/SOC/ISO/RNG) sunt valabile de la data reînnoirii.
• Pachetul este localizat (limba, formatul), asigurările/apostila sunt completate.
• Toate formularele sunt completate fără lacune; controlul „celor patru ochi”.

8. 2 Prin disciplină

AML/CFT: SAR/STR la timp; reviste PEP/Sancțiuni; tehnici de notare; caseboard KPI.
KYC/KYB: niveluri de verificare, DPA cu furnizori, cozi ≤ SLA, dovezi de eșecuri/escaladări.
RG: auto-excludere/limite sincronizate; șabloane de comunicare; eficacitatea intervențiilor.
GDPR/DPO: RoPA, DSAR ≤ 30 zile, DPIA, contracte handler/SCC, incidente și notificări.
PCI/Plăți: segmentare, tokenizare, ASV/pentests, jurnale de acces, chargebacks/litigii, PSP de rezervă.
Onestitatea jocului: monitorizarea RTP-drift, versiunile RNG/build, jurnalele de incidente ale furnizorului.
Raportare: chitanțe de reglementare; Validatoare de circuite de reconciliere GL/PSP.
Incidente: TTS/MTTR în SLA, confirmări de notificare, pachete de artefact.

9) Riscuri și precauții

Întârziere de reînnoire (S1): declanșatoare T-90/T-60/T-30, proprietar de rezervă; „planul B” (suspendarea temporară a marketingului/înregistrărilor în jurisdicție, informarea partenerilor).
Erori incomplete de ambalare/formă: lista de verificare prealabilă validării + control cu patru ochi, pilot de nisip, lintere automate de format.
Audituri/serturi eșuate: analiză timpurie a decalajului și CAPA cu tampon ≥ 30 de zile.
Modificări manageriale/UBO: pregătirea declarațiilor/notarilor în avans, urmărirea de către Legal.
Schimbare în peisajul tehnologic: note de lansare pentru autoritatea de reglementare, harta de conformitate „ce sa schimbat și de ce este sigur”.

10) CAPA privind comentariile de inspecție

Finding Card: fapt criteriu risc influență recomandare vorkplan proprietar pe termen lung.
SLA de închidere: S1 ≤ 30 de zile; S2 ≤ 60; S3 ≤ 90; S4 - conform convenției.
Verificare: dovada implementării (ecrane/jurnale/politici/rezultate ale testelor), semnătura auditului intern, starea verificată.
Escaladare: întârzieri S1/S2 - la revizuirea săptămânală a managementului, raport trimestrial către Comitetul de audit.

11) Reînnoirea finanțării

Taxe/taxe: tabelul de curs, ratele de schimb, conturile destinatarilor, termenele de plată.
Garanții/asigurare: sume, tip (garanție bancară/obligațiuni de asigurare), data expirării, condiții de reînnoire.
Buget: calendar de plată pe jurisdicție, tampon pentru inspecții/traduceri neprogramate ale documentației.

12) Tabloul de bord „Licență și inspecții”

Calendarul licenței: perioada de valabilitate, termenele T-90/T-60/T-30, progresul pachetului (% din documente gata).
Coadă de inspecție: vizite/întâlniri viitoare, liste de verificare a stării.
Acoperirea dovezilor: Proporția de elemente cu artefacte atașate.
Progresul CAPA finalizat/în curs/expirat, timpul median de închidere.
Risc Heatmap: probabilitatea × impact prin jurisdicție/direcție.
Indicele de pregătire: scor de pregătire integrat (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).

13) Șabloane (inserții rapide)

A) Scrisoare de intentie (extensie)

B) Răspuns la interogări (RFI/RFQ)

C) Agenda site-ului

D) Actualizare post-inspecție

14) Gestionarea documentelor și a confidențialității

DMS/Repo: structurare pe jurisdicții, versiuni, clase de documente; Control acces RBAC/ABAC.
PII/confidențialitate: pseudonimizare/mascare, zonă de stocare separată pentru date sensibile, criptare în repaus/în tranzit.
Jurnalele de acces: revizii periodice, neschimbabile.

15) Procese interdependente

Rapoarte de reglementare și formate de date - surse de încărcări și chitanțe.
Tabloul de bord de conformitate - măsurători de inspecție.
Playbook-uri incidente/notificări - dovezi de actualitate.
Audit intern/extern - pre-evaluare și disponibilitate pentru certificări.

16) Greșeli frecvente și cum să le evitați

Trimiteți „politică pe hârtie”, dar nu există jurnale operaționale → aplică întotdeauna dovezi de funcționare (mostre, jurnale, bilete).
Neconcordanțe în datele/zonele orare → toate marcajele de timp din UTC, locale separat.
Certificate expirate (PCI/SOC/ISO) în ambalaj → tampon și memento-uri de 60 de zile.
Modificări necontabilizate în arhitectura → changelog și harta pentru regulator.
Nici un proprietar de rezervă nu → atribui un proprietar de rezervă pentru fiecare licență.

17) Planul de implementare (30 de zile)

Săptămâna 1

1. Inventarierea tuturor licențelor/permiselor și a datelor de expirare.
2. Crearea unui registru de cerințe și carduri (secțiunea 5).
3. Configurați calendarul limită și memento (T-90/T-60/T-30).

Săptămâna 2

4. Analiza decalajului de pregătire în funcție de direcție (AML/KYC/RG/GDPR/PCI/Games/Reporting).
5. Colectarea unui pachet de documente de bază; alinierea formatelor/localizărilor.
6. Pregătirea scrisorii de intenție/agendă la fața locului/șabloane de răspuns la interogări.

Săptămâna 3

7. Inspecția „uscată” pilot (tabelul de sus) și corectarea lacunelor.
8. Configurarea tabloului de bord și a indicelui de pregătire pentru licențe și inspecții.
9. Creați regiștri CAPA și rute de reconciliere.

Săptămâna 4

10. Trimiterea următoarelor extensii la sandbox/portal (dacă este disponibil).
11. Retro de pilot, editări în pachete și liste de verificare, v1 aprobare. 0.
12. Aprobarea calendarului anual de inspecție și desemnarea proprietarilor de rezerve.

• Rapoarte de reglementare și formate de date
• Notificări privind încălcările și termenele de raportare
• Tabloul de bord și monitorizarea conformității
• Audit intern și audit extern
• Liste de verificare a auditului și recenzii
• Gestionarea crizelor și comunicații